All posts by DialogueTrainer

Deze blog is binnenkort te lezen via https://www.frankwatching.com/

Hoe zorg je als organisatie, of als maatschappij dat je effectief kunt omgaan met uitdagingen die je niet ziet aankomen? De coronacrisis heeft ons doen inzien dat we niet alles onder controle hebben. Ook zagen we dat we gepaste maatregelen vanuit de overheid niet altijd snel georganiseerd krijgen. Als gevolg van de crisis zagen we bij organisaties grote verschillen in de mate waarin men kansen benutte en risico’s vermeed. Sommige organisaties bleken veel succesvoller dan anderen. Hoe worden we daar allemaal beter in? Het zal niet onze laatste crisis zijn. En wat is daarbij de waarde van goede gesprekken en simulaties?

Onbenutte capaciteiten

In een crisis staat per definitie veel onder druk. Bij de coronacrisis was dit de Zorg. Vooral IC’s die voor velen de laatste redding waren, kampten met een tekort aan bedden en overbelasting van personeel. We kregen er nieuwe waardering voor de zorg bij. Terwijl angst ons in eerste instantie binnen hield, kwamen na korte tijd coronatests beschikbaar die sociaal verkeer weer mogelijk maakten. Het belang van testen werd breed herkend. Toch bleek het lastig om lange wachttijden te voorkomen. Deels kwam dit door de beschikbaarheid van tests. Andere problemen met opschalen waren eerder het gevolg van beleid. Zo bleek het annuleren van tests als symptomen voortijdig verdwenen bijzonder lastig, hoewel dit capaciteit zou vrijmaken. Waarom lukte het ons niet om sneller op te schalen?

Optimaliseren is voordelig maar niet altijd veilig

Om organisaties zo efficiënt mogelijk te laten functioneren, richt bedrijfskunde zich vaak op het uitbannen van verspilling: wat niet nodig is, kan weg. Snijden betekent minder kosten en dus meer middelen om elders in te zetten. De eerste publicaties over dit onderwerp dateren al van het begin van de vorige eeuw toen management voor het eerst werd benaderd als wetenschap. In de fabrieken van Ford liet men zien hoe via een lopende band in hoog tempo auto’s konden worden geproduceerd. De auto’s waren elk exact hetzelfde. Zoals Henry Ford zei: “you can have it in any color, as long as it’s black”. Door het productieproces te optimaliseren, reed binnen een paar jaar een groot deel van de wereld in een auto.

Wel kwam men er snel achter dat het werk aan de lopende band voor arbeiders geestdodend was. Met 15 cm bewegingsruimte bij elke elleboog voelde men zich meer machine dan mens en juist daardoor ging men fouten maken. Door kleine teams samen verantwoordelijk te maken voor grotere delen van de auto groeide ruimte voor eigenaarschap en samenwerking, en namen fouten af. Inmiddels wordt vrijwel elke auto gebouwd door robots die perfect zijn voor eenvoudige taken. Dat mensen enige bewegingsruimte nodig hebben om gemotiveerd te blijven, is algemeen bekend. Wellicht heeft deze behoefte van mensen ook een waarde voor de organisatie zelf.

Ruimte motiveert medewerkers omdat het problemen oplost

Zoals Joval Noah Harari prachtig heeft beschreven in zijn bestseller “Sapiens”, zijn mensen geboren samenwerkers. Als enige soort kunnen we dit in grote groepen op basis van ideeën. Dit heeft ons gebracht waar we nu zijn: we hebben onze leefwereld in grote mate onder controle. Een gemeenschappelijke kijk op wat onze omgeving van ons vraagt of wat we samen kunnen bereiken, blijkt een enorme bindende factor. Als binnen een organisatie de ‘why’ helder is, gaat het gesprek al gauw over hoe we iets aanpakken en wie daarbij wat doet. De samenwerking loopt dan als vanzelf.

Een crisis kan mensen enorm verbinden. Wel gaat een crisis gepaard met afstemmingsproblemen. Een nieuw probleem oplossen is een complexe zaak, zeker als nog niet duidelijk is waar precies risico’s liggen. Inmiddels hebben we als maatschappij en als individuen bijzonder veel ervaring opgedaan met het managen van corona. Daarbij hebben we veel geleerd. We hadden echter veel effectiever kunnen zijn, als we ons niet lang voor het idee van een mogelijke pandemie hadden afgesloten.

Nadat Corona in Azië uitbrak, reageerden we in Europa in eerste instantie lauw. Wij hadden niet echt het idee dat ons iets bedreigde. In Azië, waar men door eerdere ervaringen met varianten van Covid harde lessen had geleerd, schatte men direct het gevaar in en werden sterke maatregelen getroffen. Hoewel hier ook culturele verschillen een rol speelden, kunnen we nu wel constateren dat we meer hadden kunnen leren van hun ervaringen. Ook onze eigen experts werden lange tijd deels genegeerd. Het idee dat een pandemie ook ons kon overkomen, bracht blijkbaar te veel onrust. Als je weerbaar wilt zijn, en wilt dat mensen gepast kunnen reageren, is het blootstellen van mensen aan dit soort spanning echter noodzakelijk.

The greatest scientific discovery was the discovery of ignorance. Once humans realised how little they knew about the world, they suddenly had a good reason to seek new knowledge.

Yuval Noah Harari

Drie rollen voor management om weerbaarheid te vergroten

Geen enkele organisatie is voorbereid op elke denkbare tegenslag. Toch kun je als management je organisatie weerbaar maken. Belangrijk daarbij is dat medewerkers wendbaar blijven door niet te veel vast te zitten in patronen. Daarnaast is belangrijk dat ze brede vaardigheden blijven ontwikkelen.

1. Sturen op goed onderling overleg

Als je mensen gewoon hun werk laat doen, gaat dit vaak goed. Veel van ons werk gaat echter gepaard met zich herhalende taken, waarvoor mensen automatismen ontwikkelen. Dit geldt ook voor complexe taken zoals afstemming van werk. Hier is op zich niets mis mee: ons brein werkt efficiënt. Als mensen echter te lang niet worden uitgedaagd, ontstaat het risico dat automatismen een werkelijkheid op zich worden. Er wordt geen afstemming gezocht waar dit nodig is, en signalen dat iets anders nodig is worden niet meer opgepikt. Het belang om geen onrust te veroorzaken kan dan betekenen dat “goede gesprekken” worden vermeden.

Goede gesprekken over wat je binnen een organisatie van elkaar verwacht en wat voor jou werkt, kunnen spanning oproepen. Met de ander stel je ook jezelf ter discussie. Samen weerbaar zijn, lukt echter alleen als je een beeld hebt van wat de ander bij diens werk van jou nodig heeft. In een weerbare, “antifragiele” organisatie, leg je verantwoordelijkheid voor dergelijke afstemming zoveel mogelijk neer bij medewerkers zelf. Zij herkennen vaak als eerste de praktische uitdagingen en door hen moeten ook praktische oplossingen worden ontwikkeld. Als effectief management train je mensen in goed overleg, terwijl je de regie pakt als medewerkers er niet uitkomen qua prioriteiten en verantwoordelijkheden. Dan structureer je.

2. Een brede visie ontwikkelen met oog voor de toekomst

Het toppunt van weerbaarheid is als een organisatie een visie heeft waar de plotselinge ontwikkeling in past. De reden waarom vaccins zo snel werden geproduceerd, was dat de organisaties die ze ontwikkelden op deze taak waren voorbereid. Men had ruimschoots nagedacht over hoe men dit productieproces kan versnellen. Maar meer organisaties waren goed voorbereid. Vooral veel nieuwe organisaties – startups en scaleups – deden het heel goed, wellicht omdat zij juist rekenen op verandering. Een organisatie die tot verbazing van velen in Nederland niet werd ingezet, hoewel juist zij zijn voorbereid op ontwrichtende gebeurtenissen, is ons leger. Omgaan met crises is hun vak. Het leger denkt voortdurend scenario’s uit over wat in de wereld kan gebeuren. Naast op de eigen hiërarchie vertrouwt men in grote mate op zelfsturing, omdat plannen zelden intact blijven als het echt heftig wordt. Hier is een belangrijke rol weggelegd voor training.

3. Mensen op de proef stellen

Leren is vaak leuk. Het inspireert omdat je ziet dat je meer kunt dan je dacht. Toch gaat leren ook gepaard met frustratie. Tijdens het leerproces kom je er immers ook achter dat je een aantal dingen niet kunt, wat leidt tot onzekerheid en gevoelens van onmacht. Ons brein leert voortdurend. Om een beetje prettig te kunnen leven, sluiten we ons ook voortdurend af voor lessen waar we misschien niet aan toe zijn. Het ontkennen van de dreiging van een wereldwijde pandemie is hier wellicht een voorbeeld van. Het vermijden van stress die gepaard gaat met leren, vindt in organisaties echter voortdurend plaats. Als organisatie kun je leren leuk maken door een veilige leeromgeving te bieden en het leerproces te ‘gamificeren’. Om mensen echt weerbaar te maken, is echter ook belangrijk dat je ze soms op de proef stelt. Hoewel dit gepaard gaat met twijfel en onzekerheid, leidt de bijbehorende zelfreflectie en discussie tot conclusies die in allerlei situaties hun waarde bewijzen.

Pakketten met simulaties

Bij DialogueTrainer ontwikkelen we simulaties om mensen te trainen in klantgesprekken en samenwerkingsvaardigheden. We trainen ook management. We doen dit via simulaties, omdat deze het mogelijk maken om mensen in een veilige omgeving, gericht bloot te stellen aan situaties die in de praktijk wellicht stress opleveren. Door met een virtueel personage te oefenen, leer je je eigen tekortkomingen kennen. Maar je doet ook ervaring op met een effectieve aanpak en je leert de dynamiek van het gesprek doorgronden. Steeds meer ontwikkelen we daarbij simulaties om organisaties te benchmarken. Scores maken het daarbij mogelijk om als management, gericht met je mensen, het gesprek aan te gaan. Een pandemie voorkomen we daar niet mee. Maar wel dragen we zo bij aan de weerbaarheid van professionals en organisaties.

De Coronacrisis doet ons inzien dat we niet alles onder controle hebben.

Tot een jaar geleden gold binnen verandermanagement dat weerstand er nu eenmaal bij hoort. Medewerkers houden niet van verandering, dus het kost maanden, zo niet jaren om een verandering door te voeren. En sommige veranderingen kosten decennia, zoals het “Nieuwe Werken” dat al vijftien jaar in opkomst is. Anno 2021 is thuiswerken normaal. Binnen een jaar hebben we problemen opgelost die voorheen onoplosbaar leken. In het verleden was het moeilijker om online te vergaderen. Een paar weken na het begin van de lockdown waren we allemaal expert in minstens een platform uit het rijtje Zoom, Meet, Teams, Webex, Skype.

Veranderen is gemakkelijk als er noodzaak is

Het werken vanuit huis is en blijft. Woningen – ook buiten de randstad – zijn ineens weer in trek, omdat we ruimte nodig hebben. Om te werken, maar ook om met ons hoofd in een bos of polder te lopen. Niemand is meer verbaasd als je overleg voert via een oortje, tijdens een wandeling, om fit te blijven. Nu zaken weer onder controle lijken, groeit ook de wil om weer vaker samen te komen. Weg met de opgelegde beperking. Wat dit ons leert is dat mensen een groot aanpassingsvermogen hebben als het moet.

Strategisch veranderen is lastiger

Bij strategisch veranderen is de aanleiding vaak een keuze of inzicht. Omdat het begrijpen van de verandering inleving vereist, zijn er direct grote verschillen in tempo. Als early adopter pluk je wellicht als eerste de vruchten, maar je loopt ook het risico te ver voor de troepen uit te lopen. Of je loopt het risico op een afgang als de verandering toch geen stand houdt. Zeker als het gaat om een verandering in werkwijzen, ben je voor succes afhankelijk van anderen. Zelfs als iedereen zijn verantwoordelijkheid neemt, is de kans groot dat aanpassingen niet parallel lopen, waardoor dingen fout gaan. Dit leidt tot frustratie die ook geuit wordt, waardoor de energie weg ebt. Een bestaande werkwijze is dan al gauw gemakkelijker en dus aantrekkelijk.

Andere gesprekken voeren

Van gesprekstraining weten we al jaren dat transfer van het geleerde naar de praktijk meestal laag is. Bij een eenmalige training is het effect na een maand zelden meetbaar. Als er al enig effect was. Een verklaring is dat mensen vergeten wat ze niet gebruiken. Daarnaast is er altijd een verschil tussen het klaslokaal en de praktijk, met net andere eisen en regels. Jouw veranderde aanpak vraagt ook een verandering bij de ander, die daar misschien niet voor openstaat. Soms sluiten processen en kpi’s zelfs niet aan, waardoor oud gedrag de norm blijft. Omdat gesprekken grillig zijn, gaat het zelden precies zoals je wilt en dan val je al gauw terug op oude manieren. Tenzij je het licht ziet.

Nu is het moment voor structurele veranderingen in gesprekken

Met ons hervonden verandervermogen hebben wellicht meer mensen er nu vertrouwen in dat de komende jaren van alles verandert. Juist nu is een moment om veel beter te gaan samenwerken. Doordat veel toch al in beweging is, accepteren we meer van elkaar en geven we een verandering het voordeel van de twijfel. Maar ook groeit de noodzaak om andere gesprekken te voeren, omdat thuiswerken in feite om veel meer en andere coördinatie vraagt. Om te voorkomen dat we langs elkaar heen werken, is het noodzakelijk om verantwoordelijkheden te delen om veel betere afstemming te zoeken.

Vooral in Nederland hebben we de afgelopen decennia een transitie gemaakt naar werken op basis van eigen verantwoordelijkheid en oordeelsvermogen. In de afgelopen maanden zien we deze ontwikkeling alleen maar doorzetten. Als je iets nodig hebt, vertel je dat. Als je iets niet begrijpt, dan zeg je dat. Als iets niet goed gaat, benoem je dat. Alleen dan maken we dit nieuwe “nieuwe werken” tot een succes.

Wat ons nu helpt is dat we allemaal de noodzaak voelen om elkaar te begrijpen en dat we successen dagelijks zien. Zou dat ook de reden zijn dat onze economie lang niet zo slecht draait als een paar maanden geleden werd verwacht?