"Bij Scrum draait alles om communicatie."

Waarom Scrum niet alleen een verandering in plannen betekent.

Steeds meer organisaties, met name in softwareontwikkeling maar ook daarbuiten, werken Agile. Eén van de meest voorkomende Agile methodes is Scrum. Hierbij leveren organisaties in projectteams, tijdens korte sprints van 1 tot 4 weken, steeds werkende software op. Het succes van Scrum hangt echter in grote mate af van communicatievaardigheden van medewerkers.

Waterval vs. Scrum

Doordat werkende onderdelen voortdurend door gebruikers worden getest, maakt Scrum het mogelijk om in bredere samenwerkingsverbanden stapsgewijs complexe software te bouwen. Anders dan bij “waterval” projectmanagement, waarbij eindresultaat en planning van tevoren vaststaan, biedt de korte feedbackcyclus van Scrum de mogelijkheid om voortgang te bewaken en toch flexibel om te gaan met veranderingen in het ontwerp, op basis van nieuwe behoeften en eisen.

Scrum geldt daarmee als een belangrijke innovatie en als heel erg van deze tijd. Naast softwareontwikkeling wordt de methode nu ook toegepast in andere projecten waar met grotere groepen een complexe nieuwe oplossing wordt ontwikkeld.

Scrum is een cultuurverandering, en cultuur draait om communicatie

Scrum is niet alleen een verandering in plannen. Het betekent ook een cultuurverandering. Waar veranderen vaak geldt als lastig, staat veranderen bij Scrum juist centraal. Het is een “Agile” methode: het gaat om wendbaar blijven. Door korte feedback-loops, waarbij het gebouwde direct wordt getest en geïntegreerd in de eindoplossing, blijft inzichtelijk wat ieders aandeel is en waar dat aan bijdraagt.

Dit werkt motiverend en voorkomt dat lang wordt doorgewerkt aan een (vaak) frustrerend dood spoor. Maar er mist ook houvast. Gesprekken worden feitelijk, doordat voortdurend de gevolgen van keuzes en gedrag duidelijk zijn. Maar als iets niet goed is gegaan, wordt een gesprek niet minder confronterend. En als je flexibel werkt, gaat niet alles in een keer goed.

“Scrum is niet alleen een verandering in plannen. Het betekent ook een cultuurverandering.”

Het belang van communicatie bij Scrum

Ondanks de overduidelijke positieve aspecten is Scrum emotioneel uitdagend. Het vraagt om een andere werkhouding en een andere manier van onderling communiceren. Problemen worden door snel schakelen direct opgelost, maar overzicht voor de lange termijn ontbreekt.

Dat een duidelijke hiërarchische structuur ontbreekt is deels een zegen, maar je taak zit er nooit op en het werk is nooit af. Ook op je mindere dag, word je op de proef gesteld. Scrum is dus heerlijk als je kansen ziet en jezelf wilt verbeteren, maar de methode vraagt niet voor niets ook om voortdurende toewijding, focus, openheid, respect en lef. En dat zie je terug in de Scrum gesprekken.

"Ondanks het kort cyclische karakter, waardoor oplossingsgericht werken en leren centraal staan, hangt het succes van Scrum werken in grote mate af van de communicatievaardigheden van medewerkers."

De kansen en risico’s bij Scrum communicatie

Kansen

  • Gedeelde ambitie: iedereen werkt aan hetzelfde doel
  • Voortdurend zijn feiten beschikbaar over wat wel en niet werkt, wat discussie voorkomt
  • Je kunt jezelf voortdurend verbeteren

Risico’s

  • Je wordt voortdurend gevraagd om je aan te passen
  • Er is weinig houvast voor de lange termijn
  • Je geeft en krijgt voortdurend feedback, maar er is weinig tijd voor reflectie

Trainen met Scrum communicatievaardigheden

In Nederland worden veel trainingen gegeven om Scrum Masters en Product Owners te trainen. De Scrum Master heeft als taak om het team te ondersteunen in het werken volgens de Scrum principes. Het geheel is grotendeels gericht op het proces: de Scrum-methode.

De Scrum methode is easy to understand en vereist ongeveer één uur uitleg. Maar difficult to master is met name de communicatie. 60% van de professionals ziet de dynamische afstemming en voortdurende persoonlijke betrokkenheid als een kritische succesfactor. En die andere 40% zou dat moeten zien. Hoewel uitdagingen snel kúnnen worden opgelost, ontstaan echte problemen wanneer de communicatie tekort schiet. Dat vraagt om training en oefening. Dat kan online als aanvulling op de bestaande training.

"Met ScrumTalks oefen je die gesprekken die bij Scrum centraal staan."

ScrumTalks van DialogueTrainer

DialogueTrainer heeft ScrumTalks gebouwd: een serie simulaties over alle gesprekken bij Scrum, van sprint planning, daily standup, sprint review, tot retrospective en het samenwerken. Gesprekken tijdens elke Scrum fase kun je oefenen met virtuele avatars, waarbij je ziet wat het effect is van jouw aanpak. Als deelnemer aan Scrum, krijg je op een interactieve manier je rol helder inclusief wat in uiteenlopende situaties voor jou en anderen belangrijk is.

Je oefent in een veilige omgeving, waarin jouw individuele leerproces centraal staat. Want communiceren leer je door te doen, en leren gaat beter als het veilig is. Dus wil je Scrum deelnemers trainen in Communicatie? Neem dan contact op met DialogueTrainer voor ScrumTalks: het oefenen van elk Scrum-Agile gesprek.

Interesse? Neem contact op.