Steeds meer organisaties, met name in softwareontwikkeling maar ook daarbuiten, werken Agile. Eén van de meest voorkomende Agile methodes is Scrum. Hierbij leveren organisaties in projectteams, tijdens korte sprints van 1 tot 4 weken, steeds werkende software op. Het succes van Scrum hangt echter in grote mate af van communicatievaardigheden van medewerkers.
Waterval vs. Scrum
Doordat werkende onderdelen voortdurend door gebruikers worden getest, maakt Scrum het mogelijk om in bredere samenwerkingsverbanden stapsgewijs complexe software te bouwen. Anders dan bij “waterval” projectmanagement, waarbij eindresultaat en planning van tevoren vaststaan, biedt de korte feedbackcyclus de mogelijkheid om voortgang te bewaken en toch flexibel om te gaan met veranderingen in het ontwerp, op basis van nieuwe behoeften en eisen.
Scrum geldt daarmee als een belangrijke innovatie en als heel erg van deze tijd. Naast softwareontwikkeling wordt de methode nu ook toegepast in andere projecten waar met grotere groepen een complexe nieuwe oplossing wordt ontwikkeld.
Scrum is een cultuurverandering, en cultuur draait om communicatie
Scrum is niet alleen een verandering in plannen. Het betekent ook een cultuurverandering. Waar veranderen vaak geldt als lastig, staat veranderen bij Scrum juist centraal. Het is een “Agile” methode: het gaat om wendbaar blijven. Door korte feedback-loops, waarbij het gebouwde direct wordt getest en geïntegreerd in de eindoplossing, blijft inzichtelijk wat ieders aandeel is en waar dat aan bijdraagt.
Dit werkt motiverend en voorkomt dat lang wordt doorgewerkt aan een (vaak) frustrerend dood spoor. Maar er mist ook houvast. Gesprekken worden feitelijk, doordat voortdurend de gevolgen van keuzes en gedrag duidelijk zijn. Maar als iets niet goed is gegaan, wordt een gesprek niet minder confronterend. En als je flexibel werkt, gaat niet alles in een keer goed.
Scrum is niet alleen een verandering in plannen. Het betekent ook een cultuurverandering.
Het belang van communicatie bij Scrum
Ondanks de overduidelijke positieve aspecten is Scrum emotioneel uitdagend. Het vraagt om een andere werkhouding en een andere manier van onderling communiceren. Problemen worden door snel schakelen direct opgelost, maar overzicht voor de lange termijn ontbreekt.
Dat een duidelijke hiërarchische structuur ontbreekt is deels een zegen, maar je taak zit er nooit op en het werk is nooit af. Ook op je mindere dag, word je op de proef gesteld. Scrum is dus heerlijk als je kansen ziet en jezelf wilt verbeteren, maar de methode vraagt niet voor niets ook om voortdurende toewijding, focus, openheid, respect en lef. En dat zie je terug in de gesprekken.
Ondanks het kort cyclische karakter, waardoor oplossingsgericht werken en leren centraal staan, hangt het succes van Scrum werken in grote mate af van de communicatievaardigheden van medewerkers.
De kansen en risico’s bij Scrum communicatie
Kansen
- Gedeelde ambitie: iedereen werkt aan hetzelfde doel
- Voortdurend zijn feiten beschikbaar over wat wel en niet werkt, wat discussie voorkomt
- Je kunt jezelf voortdurend verbeteren
Risico’s
- Je wordt voortdurend gevraagd om je aan te passen
- Er is weinig houvast voor de lange termijn
- Je geeft en krijgt voortdurend feedback, maar er is weinig tijd voor reflectie
Trainen met Scrum communicatievaardigheden
In Nederland worden veel trainingen gegeven om Scrum Masters en Product Owners te trainen. De Scrum Master heeft als taak om het team te ondersteunen in het werken volgens de principes van de methode. Het geheel is grotendeels gericht op het proces.
De methode is easy to understand en vereist ongeveer één uur uitleg. Maar difficult to master is met name de communicatie. 60% van de professionals ziet de dynamische afstemming en voortdurende persoonlijke betrokkenheid als een kritische succesfactor. En die andere 40% zou dat moeten zien. Hoewel uitdagingen snel kúnnen worden opgelost, ontstaan echte problemen wanneer de communicatie tekort schiet. Dat vraagt om training en oefening. Dat kan online als aanvulling op de bestaande training.
Online oefenen met DialogueTrainer
Met DialogueTrainer kun je gesprekken binnen Scrum op interactieve en veilige wijze oefenen, met onze virtuele trainingsacteurs. Wil je meer weten over de mogelijkheden rondom het trainen van Scrum communicatie? Neem dan contact met ons op.
Interesse in gesprekstraining rondom andere onderwerpen op het gebied van samenwerking? Bekijk dan onze oplossingen.
