Effectieve communicatie is een voorwaarde voor winstgevendheid en toekomstgerichte ontwikkeling van organisaties.
Een bedrijf is een plek waar mensen samenwerken. Het doel van elk bedrijf is om oplossingen te bieden die aansluiten bij behoeftes of wensen van klanten. Professionals wisselen daartoe voortdurend informatie uit. Inhoudelijke informatie om het aanbod goed te leveren en te laten aansluiten. Maar ook informatie over prioriteiten en verantwoordelijkheden. Dit loopt nooit perfect. Maar wel kan je van alles doen om het beter te laten verlopen, met als gevolg directe impact op je bedrijfsresultaat en werksfeer. Om samen kansen te benutten, maar ook om hoge kosten te voorkomen. Onderzoek toont namelijk aan dat miscommunicatie organisaties nogal wat kost: volgens onderzoek tussen de € 12.000 tot € 26.000 per medewerker per jaar¹. En dat is één van de redenen. Een goede werksfeer en behoud van personeel zijn niet minder belangrijk.
Onderstaand gaan we in op zes veelgemaakte problemen in de interne organisatie en wat je kunt doen om ze te voorkomen.
1. Afstemmingsproblemen
Het goed laten aansluiten van een oplossing vereist afstemming. Bij werk dat steeds dezelfde stappen volgt gaat dit vaak goed. Een supermarkt mist wel eens een product, en een trein rijdt wel eens te laat, maar repetitief werk is goed planbaar. Lastiger wordt het als een nieuwe oplossing wordt geboden voor een nieuw probleem of een nieuwe klant. Juist hier kan je als organisatie het verschil maken door te laten zien dat je de behoefte en de situatie van je klant begrijpt. Het goed laten aansluiten van je oplossing is dan afhankelijk van uitstekend accountmanagement én heldere interne communicatie zodat wensen goed doorkomen.
2. Misverstanden over verantwoordelijkheden
Naast uitwisseling van goede informatie, vereiste samenwerken dat iedereen weet wat van hem of haar wordt verwacht. De professional die de account ‘heeft’ is afhankelijk van andere professionals die zich ook verantwoordelijk voelen. Dit betekent duidelijke opdrachten en een helder beeld van waar de oplossing aan met voldoen. Het spelen op de bal gaat fout als je het spel niet overziet. Helderheid over verantwoordelijkheden vereist dus ook dat je elkaar aanspreekt.
3. Bedrijfscultuur
Een organisatie is effectief wanneer medewerker beelden delen over wat we doen voor wie, en waaraan die oplossing moet voldoen om goed aan te sluiten. De ‘why’, ‘how’ en ‘what’², daar sta je voor. Samen effectief zijn vereist dat je gelooft in de kwaliteit van die oplossing, wat een voortdurend gesprek met elkaar vereist inclusief over wat nodig is en wat je samen kunt bereiken. Dus ook het delen van successen.
4. Gemiste kansen
Een kans is een gelegenheid, waarbij precies op dat moment de juiste kennis en middelen voorhanden zijn om actie te ondernemen. Kansen benutten vereist naast het tijdig herkennen, dat je weet wat je in huis hebt. Vervolgens vereist het ruimte en flexibiliteit om mensen vrij te spelen. Het niet herkennen van kansen is het gevolg van niet weten wat je doet, of niet weten wat je kunt.
5. Onnodige conflicten
Ook als medewerkers betrokken zijn bij hun taak en het eindresultaat, gaat niet alles goed. Conflicten zijn vaak gebaseerd op misverstanden. Een ander levert niet, of niet goed wat je wijt aan onwil of onkunde. Dit beeld houdt zelden stand na een goed gesprek, maar voorkomen blijft beter dan oplossen. Zorg dus dat de drempel om verwachtingen uit te spreken laag is.
6. Laag vertrouwen
De meeste medewerkers vinden hun werk belangrijk. Je besteedt immers een groot deel van je tijd. Maar blijvende motivatie vereist ook dat je jezelf uitdaagt en blijft ontwikkelen. Dit vereist leren, wat gepaard gaat met onzekerheid. En altijd kan je in een positie komen dat je iets niet weet of dat je onzeker bent of je wel kunt leveren, waardoor je kansen mist of ongewenst gaat compenseren. Het voorkomen van onzekerheid en vergroten van vertrouwen vereist communicatie inclusief goed voor elkaar zorgen.
DialogueTrainer ontwikkelt gespreksmodellen om alle bovenstaande situaties het hoofd te bieden. Doordat we modelmatig werken en meten, kunnen we nu ook laten zien hoe elk gesprek raakt aan bedrijfsresultaat. Volgende week gaan we in op klantgesprekken.
Voor meer informatie, neem contact op met Frank van der Meulen
frank@dialoguetrainer.com
+31 6 25517760
¹ The Cost Of Poor Communications, Holmes Report: https://www.provokemedia.com/latest/article/the-cost-of-poor-communications
² Simon Sinek (2009) Starts with ‘why’
