Feedback geven en ontvangen: 10 tips die je moet weten

Feedback geven en ontvangen: binnen organisaties wordt het steeds belangrijker. Daarbij zien we een duidelijke verschuiving plaatsvinden. Waar je vroeger nog één keer per jaar een beoordelingsgesprek had met je baas, doen steeds meer organisaties het anders. Ze gaan over op een systeem met constante feedback gedurende het jaar. Niet alleen van je leidinggevende, maar juist ook van je collega’s.

Het geven van onderlinge feedback is belangrijk: voor jezelf, de ander en de organisatie. Omdat we er allemaal beter van worden. Maar dan moet de feedback wel op een juiste manier worden gegeven. Want dan is de kans op acceptatie en dus een positief effect het grootst. In deze blog geven we je daarom 5 tips om feedback te geven. En gaan we ook in op de andere kant van feedback die minstens net zo belangrijk is: het ontvangen.

Zelf oefenen met feedback geven?

Tip 1: Wees eerlijk

Medewerkers zijn vaak heel positief over elkaar. Op zich logisch; je wilt een positieve relatie. Maar besef je goed wat het doel is van feedback geven: je helpt iemand – en daarmee de organisatie – om beter te worden. Goede feedback geeft iemand inzicht in zijn of haar eigen gedrag, wat zorgt voor groei en ontwikkeling. Door eerlijk te zijn, help je de ander vooruit. Het is uiteraard wel belangrijk om je feedback op een positieve manier te brengen: iedereen wil graag een goede professional zijn en ‘kunnen verbeteren’ betekent ook dat je (nog) niet perfect bent. Hoe beter je jouw feedback brengt, hoe groter de kans dat iemand het aanneemt en zijn gedrag daadwerkelijk verandert.

Tip 2: Zorg voor een goede gespreksopening

Feedback geven is niet altijd makkelijk. Wanneer je te direct bent,  bestaat het risico dat de ander alleen kritiek hoort en in de “Fight or Flight modus” schiet: hij of zij gaat in de weerstand, óf ontkent het gedrag. De kans hierop is groter als je gesprekspartner de feedback niet ziet aankomen of als de feedback erg confronterend is. 

Een goede gespreksopening is daarom belangrijk. Allereerst vraag je of de ander open staat voor jouw feedback. Hiermee voorkom je dat je iemand overvalt, en behoudt je gesprekspartner autonomie: als ontvanger bepaal je zelf wanneer de feedback uitkomt. Vervolgens geef je eerst positieve feedback. Hiermee toon je dat je óók ziet wat diegene goed doet binnen het werk. Bovendien staat de ontvanger zo meer open voor de ‘negatieve’ feedback, omdat het gesprek gericht is op diens positieve ontwikkeling. 

Als je feedback geeft over een impliciete, niet formeel vastgelegde, regel, is het bovendien belangrijk om te controleren of jullie op één lijn zitten wat betreft de gewenste situatie. Dit noemen we feedup. Als het een expliciete regel of afspraak betreft, is het minder belangrijk om dit te doen: de ander heeft zich eraan te houden. Je hoeft dan alleen te controleren of iemand op de hoogte is van de regel.

Bij een impliciete regel is het belangrijk om te controleren of je op één lijn zit wat betreft de gewenste situatie.

Tip 3: Maak gebruik van het 3G-model, maar wees spaarzaam met tips

Bij het geven van de ‘negatieve’ feedback, kun je gebruik maken van het 3G-model. Hierbij geef je eerst aan wat het huidige Gedrag is. Vervolgens geef je aan wat het Gevolg daarvan is. Mogelijk is iemand zich daar namelijk helemaal niet van bewust. Hierbij communiceer je vanuit een ‘ik-boodschap’, zodat je niet beschuldigend overkomt. Soms, maar zeker niet altijd, kun je vervolgens benoemen wat het Gewenste gedrag is (de derde G). Maar let op: de meeste mensen kunnen prima zelf bepalen welk gedrag beter werkt. Als maar helder is welk probleem het moet oplossen, of welk effect je juist wilt voorkomen. Wees dus spaarzaam met tips. Als je het Gewenste gedrag wel benoemt, breng dit dan vooral in als iets dat voor jou werkt en mogelijk ook voor de ander. Het gaat tenslotte om gedragsverandering, wat betekent dat de ander de waarde van de oplossing moet zien.

Tip 4: Pas het gesprek aan op basis van hiërarchische status

In het nieuwe beoordelingsmodel kan het zomaar zijn dat je ook feedback moet geven aan je leidinggevende. Ook die heeft ontwikkelpunten. In deze situatie verloopt feedback geven net anders. Ten eerste sla je de feedup en positieve feedback vaak over, omdat dit betuttelend kan overkomen. Je houdt het feedbackgesprek dus korter. Vraag wel altijd of de ander openstaat voor jouw feedback: ook hier is het belangrijk om de autonomie bij de ander te laten.

Vervolgens benoem je het Gedrag en het Gevolg en ben je nog terughoudender met de derde G: de Gewenste situatie. Het is aan de ander of hij of zij iets met je feedback wil doen. Nog een tip: verbind je feedback aan het belang van jullie organisatie. Dat is jullie gemene deler en de reden dat je feedback geeft.

Blijf niet te lang in het verleden hangen: uiteindelijk gaat het erom dat de ander verder kan.

Tip 5: Richt je op de toekomst

Tot slot, kijk bij het geven van feedback samen naar de toekomst: hoe kan het gedrag veranderd worden en met welk resultaat? Uiteindelijk wordt al ons gedrag gestuurd door motivatie, dus hoe beter je weet waarvoor je het doet en wanneer dat belangrijk is, hoe effectiever je wordt. Uiteraard blik je terug op situaties uit het verleden om je argumenten te versterken, maar blijf hier niet te lang in hangen. Uiteindelijk gaat het erom dat je collega van je feedback kan leren, en daarmee verder kan. Zodat jullie gezamenlijk verder kunnen werken aan de organisatiedoelstellingen.

Feedback geven en ontvangen is essentieel voor een goede samenwerking.

Feedback ontvangen

Naast dat je zelf feedback geeft, kom je ook in de situatie waarin jij degene bent die feedback krijgt. En dat is niet altijd makkelijk. Hoe zorg je ervoor dat je de feedback op een juiste manier ontvangt? En deze begrijpt; zodat je er ook echt iets mee kunt doen.

Tip 1: Sta open voor feedback

Zorg allereerst dat je openstaat voor de feedback, en dus niet direct in de weerstand schiet. Dit doe je door te luisteren naar degene die jou feedback geeft. Laat de persoon uitpraten. En zie feedback niet als iets negatiefs: door goed te luisteren kun je misschien wat leren van de feedback en groeien als persoon. 

Tip 2: Zorg dat je de ander begrijpt

Om iets met de feedback te kunnen doen, is het belangrijk dat je deze begrijpt. Dit doe je door allereerst te luisteren naar de feedback. Stel vervolgens vragen aan de feedbackgever. Ook als je denkt dat je de feedback begrijpt, is het belangrijk om te checken of je opvatting klopt. Mocht de feedback niet duidelijk zijn, dan is het belangrijk om door middel van vragen te achterhalen wat de ander precies bedoelt. Alleen als je de feedback goed begrijpt, kun je er wat mee doen. 

Alleen als je feedback goed begrijpt, kun je er wat mee doen.

Tip 3: Toon waardering

Het ontvangen van feedback is belangrijk voor je eigen ontwikkeling, als professional en als persoon. Zorg er dus voor dat je je collega bedankt voor het geven van de feedback. Hij of zij heeft immers de moeite genomen om jou te helpen iets te leren of waardering te tonen voor wat je doet. 

Tip 4: Beoordeel de feedback

Je hoeft het niet altijd eens te zijn met de feedback die je ontvangt. Het is belangrijk om na te gaan wat je van de feedback vindt. Is het terecht of onterecht? Heb je dit commentaar eerder gekregen? Is het positief of negatief? Met deze vragen kun je voor jezelf bepalen wat je van de feedback vindt. Probeer hierbij wel met een open, kritische blik naar jezelf te kijken: hoe moeilijk dat ook is.

Je hoeft het niet altijd eens te zijn met de feedback die je ontvangt. Maar blijf wel kritisch naar jezelf kijken.

Tip 5: Reageer op de feedback 

Bedenk vervolgens goed wat je met de feedback kunt doen. Kun je iets in je gedrag veranderen? Overleg eventueel met je collega wat hij of zij aanraadt om te veranderen in je handelen. Om het gesprek af te ronden reageer je op de feedback met een ik-boodschap: benoem wat je met de feedback gaat doen en bedank nogmaals je collega. 

Word toekomstproof

Is er in jouw organisatie ook steeds meer aandacht voor feedback geven en ontvangen? Bereid je dan goed voor op het geven van goede feedback. En sta zelf ook open voor het ontvangen ervan: alleen zo kun je beter worden. Wil je oefenen met het geven en ontvangen van feedback? Vraag dan een gratis trial aan van onze oplossing Samenwerking. Of neem contact met ons op omtrent een maatwerktraject

Zelf oefenen met feedback geven?

Comments are closed.