Veel organisaties en professionals vragen het zichzelf dagelijks af. Hoe worden we beter in wat we doen? Want als je beter wordt ben je in ontwikkeling, en daarmee groei je als bedrijf. Het belangrijkste onderdeel van de ontwikkeling van je organisatie zijn natuurlijk je medewerkers. Wanneer zij groeien groeit de organisatie. Belangrijk dus om die ontwikkeling te stimuleren. Tijdens het functioneringsgesprek is er vaak aandacht voor de ontwikkeling van de medewerkers. Daarbij is het van belang dat medewerkers zelf inzien waarom ontwikkeling nodig is. Maar hoe doe je dat als leidinggevende? Hoe stimuleer je ontwikkeling van je medewerkers? Hoe zorg je ervoor dat zij zich gaan ontwikkelen? Daar kom je in deze blog achter
Het nut van ontwikkeling
In het algemeen ontstaat er ontwikkeling wanneer er uitdagingen zijn. In deze tijden van snelle veranderingen worden organisaties steeds opnieuw uitgedaagd. Klanten zijn kritischer en de concurrentie ligt op de loer. Dit zorgt ervoor dat je als bedrijf constant in ontwikkeling moet zijn.
Persoonlijke ontwikkeling van medewerkers in organisaties geeft de mogelijkheid om te groeien. Ontwikkelen medewerkers? Dan ontwikkelt je bedrijf mee. Daarom moeten we ons vooral op hun ontwikkeling richten. We zien vooral de noodzaak om te ontwikkelen als medewerkers ergens tegen aanlopen, motivatie missen of omdat zij niet aan verwachtingen (kunnen) voldoen. Lukt het iemand niet om zijn taak uit te voeren? Dan is het zeker tijd om iemand te ontwikkelen en daarmee in staat te stellen de taak wel uit te voeren. Daarnaast stimuleer je motivatie door het ontwikkelen van medewerkers. De sleur van de dagelijkse werkzaamheden werkt demotiverend. Belangrijk om dus nieuwe uitdagingen te geven om te blijven motiveren.
Competenties
Ontwikkeling is ook noodzakelijk als iemand niet kan voldoen aan de gestelde verwachtingen. Deze verwachtingen worden vaak aangeduid met competenties. Bij elke functie zijn verschillende competenties geformuleerd waarbij diverse vaardigheden verwacht worden. Competenties geven dus handvatten als het gaat om de persoonlijke ontwikkeling van je medewerkers. Ze geven de aspecten van de functie weer en geven aan welke je goed beheerst en in welke je nog kunt groeien. In het ontwikkelgesprek is het zaak je te richten op één specifieke competentie.
Het functioneringsgesprek
Is het duidelijk welke ontwikkeling je wilt zien? Ga dan het gesprek aan. Het functioneringsgesprek, of beter het ontwikkelgesprek, is hiervoor een uitgelezen mogelijkheid. Je neemt hierin vooral de tijd om uitdagingen, die om een oplossing vragen, in kaart te brengen. Dit doe je door vragen te stellen en goed te luisteren. Hoe vindt hij zelf dat het gaat? Je ondersteunt hierin door het geven van feedback. Vervolgens kijk je welke ondersteuning, of welk middel, er nodig is voor de ontwikkeling. Met een goed functioneringsgesprek kun je veel bereiken. Wanneer uitdagingen helder zijn en de medewerker weet wat het belang is van de oplossing, gaat hij zelf aan de slag! Beide partijen moeten achter de ontwikkeling staan, maar de medewerker staat wel aan het roer.
Fases van het functioneringsgesprek
Het gesprek bestaat uit acht verschillende fases. In het gesprek geef je veel feedback. Feedback zorgt ervoor dat de medewerker erachter komt waar hij of zij staat. Daarnaast maak je gebruik van feedup, ‘wat wil je bereiken?’ en feedforward ‘wat is de volgende stap?’ Met deze technieken leg je de nadruk concreet op de ontwikkeling.
Voorbereiding
Voor je het gesprek in gaat is een goede voorbereiding belangrijk. Wat is je doel? En wat moet de ander aan het einde van het gesprek vooral onthouden? In de periode voor het gesprek is het vaak belangrijk om notities te maken van iemand zijn werkzaamheden. Wat gaat er goed? Wat gaat er fout? Of kan er misschien beter? Informeer de medewerker vooraf over het doel van het gesprek. Dit geeft hem de kans om zelf na te denken over zijn ontwikkeling.
Fase 1 – Contact maken
In deze eerste fase van het gesprek is het belangrijk dat je een open sfeer creëert. Gebruik werkgerelateerde small talk: ‘hoe gaat het met project x?’ om de medewerker op zijn gemak te stellen. Daarnaast werk je in deze fase aan de vertrouwensband. Dit heb je later in het gesprek nodig om iemand te motiveren en aan te zetten tot verandering.
Fase 2 – Agenda
In de tweede fase is het tijd om meer duidelijkheid te creëren over het gesprek. In deze fase leg je uit hoe de structuur van het gesprek eruitziet. Daarnaast maak je duidelijk wat het doel is van het gesprek: ‘Feedback helpt je ontwikkelen’. Betrek de medewerker actief om een open sfeer te creëren. Vraag of de medewerker het doel van het gesprek begrijpt. Geef ook duidelijk aan dat er sprake is van een tweezijdig gesprek, waarbij ook jij als leidinggevende open staat voor feedback.
Fase 3 – Feedup #1
Maak duidelijk wat het gezamenlijke belang van de ontwikkeling is. Als iemand het belang niet herkent, geef je extra uitleg. Maak onderscheid tussen het eigenbelang, team processen, organisatiebelang en klantbelang. Benoem vervolgens nogmaals dat jullie hetzelfde belang hebben in dit gesprek. Check of het voor jullie beiden duidelijk is waar ontwikkeling om gaat. Wat willen jullie samen bereiken? Eventueel vraag je in deze fase of de medewerker open staat voor feedback.
Fase 4 – Positieve feedback
Bij het geven van feedback is het belangrijk om te beginnen met het positieve gedeelte. Richt je hierbij wel op de eerder besproken competentie of doelen. Anders heeft het geven van positieve feedback geen nut.
Fase 5 – Negatieve feedback
Nu is het tijd om te benoemen wat er beter kan. Wanneer je dit doet zijn er een aantal dingen waar je op moet letten:
- Spreek vanuit ‘ik-vorm’;
- Noem een concreet voorbeeld;
- Benoem het effect van het gedrag.
Ga vervolgens na of de medewerker zich kan vinden in deze feedback, ‘wat vind je daar van? Kun je je daar in vinden?’ Is alles duidelijk? Koppel dan de feedback aan het grotere doel. Vat vervolgens alle feedback samen, eindig hierbij met de positieve feedback.
Fase 6 – Feedforward
In deze fase ga je na wat er concreet nodig is voor de ontwikkeling. Als leidinggevende kies je hier voor de coachende rol. De medewerker moet zelf nadenken over een mogelijke oplossing. Vraag hierbij wel hoe je mogelijk kunt helpen. In deze fase kan er ook worden ingegaan op leerdoelen die de medewerker inbrengt. Vraag of er nog competenties zijn waarin de medewerker zichzelf wil verbeteren. Kijk wat er nodig is om ook deze ontwikkeling door te maken. Let erop dat je focust op de lange termijn en niet een oplossing zoekt voor de korte termijn.
Fase 7 – Afspraak
Je weet nu welke ontwikkeling iemand wil doormaken en welke stappen er nodig zijn om dit te bereiken. Neem nu de tijd om deze inzichten om te zetten in concrete plannen. En maak een afspraak, of meerdere, in de toekomst om te evalueren of er een ontwikkeling heeft plaatsgevonden.
Fase 8 – Afronding
Tijd om het gesprek positief af te ronden. Herhaal nogmaals de gemaakte afspraken. Vraag of alles helder is en hoe de medewerker het gesprek heeft ervaren. Vanuit deze stap moet een medewerker direct aan de slag kunnen met zijn ontwikkeling.
Voorkom valkuilen
Nu weet je wat het doel van het gesprek is en welke fases je in het gesprek doorloopt. Toch zien we vaak dat mensen in een gesprek hun gevoel volgen. Dit vergroot de kans om in een valkuil te stappen. Lees daarom de belangrijkste valkuilen in het functioneringsgesprek om deze te voorkomen.
Vertel niet hoe het moet
Vanuit je rol als leidinggevende wil je misschien direct gaan uitleggen hoe het zit en wat er nodig is voor de ontwikkeling. Dit heeft echter geen positief effect op de uitkomst van het gesprek. Het is belangrijk om de medewerker te coachen tijdens het ontwikkeltraject. Een medewerker wil verwachtingen overtreffen en ontdekken wat er allemaal mogelijk is. Een medewerker heeft niks aan iemand die vertelt hoe het moet. Stel in dit geval veel vragen. Zo kom je erachter wat iemand precies nodig heeft en dus hoe je hem of haar kunt helpen.
Kom tot een gezamenlijk belang
Tijdens het functioneringsgesprek moet het doel zijn je medewerker te motiveren. Maar let erop dat je niet een pleidooi gaat houden over het belang van ontwikkeling. Het eigenbelang van de medewerker speelt namelijk ook een rol. Wanneer een medewerker zelf niet het belang inziet van zijn ontwikkeling, kun je motiveren wat je wil, maar is de kans op een goede ontwikkeling minimaal. Motiveer daarom vanuit eigenaarschap. Dit houdt in dat je iemand verantwoordelijk laat zijn voor bepaalde werkzaamheden en zijn eigen ontwikkeling. Als de medewerker zelf het belang ziet en zich hier persoonlijk aan committeert, dan bereik je het meest.
Het functioneringsgesprek online trainen
Een functioneringsgesprek – door ons ontwikkelgesprek genoemd – bestaat dus uit een goede voorbereiding, acht verschillende fases en valkuilen die je wil voorkomen. Om al deze aspecten in de praktijk in één keer toe te passen kan nog best uitdagend zijn. Door het trainen van deze lastige gesprekken, voorkom je fouten en ga je zelfverzekerd het gesprek in. Met als resultaat een ontwikkelgesprek, want dat is het functioneringsgesprek toch vooral, waarbij de medewerker weet welke stappen er nodig zijn om te ontwikkelen.
Ontdek meer gesprekssimulaties