In een tijd waarbij leidinggeven op afstand de norm is, is het zaak aandacht te hebben voor soft skills. Jouw rol als leidinggevende is in alle opzichten veranderd. Hoe blijf je zichtbaar voor je medewerkers? En hoe zorg je voor onderlinge verbinding tussen je medewerkers? Hier spelen soft skills een grote rol. In deze blog lees je welke soft skills jij als leidinggevende nodig hebt!
Wat zijn soft skills en waarom zijn ze belangrijk
Het lijkt erop dat we voorlopig nog vanuit huis (moeten) blijven werken. Maar ook daarna zal dit vaker voorkomen is de verwachting, en zelfs wens van veel werknemers en ook werkgevers. Dit stelt andere eisen aan jou als leidinggevende. De digitale werkvloer is een compleet nieuwe omgeving, met slecht zicht. Soft skills helpen je te voldoen aan deze nieuwe verwachtingen en eisen. Want omgaan met mensen is op de digitale werkvloer belangrijker dan ooit. Hieronder vind je de 5 belangrijkste soft skills en hoe je deze kunt inzetten.
1 – Luister naar je medewerkers Eén van de belangrijkste soft skills is luisteren. Het lijkt een open deur en eenvoudig. Toch zien we in de praktijk dat dit in gesprekken nog wel eens overgeslagen wordt. Je luistert namelijk niet alleen door te horen wat iemand zegt, maar ook door te kijken naar lichaamstaal. Als leidinggevende is deze skill extra belangrijk om zo alle mogelijke signalen op te vangen. Signalen die nu als leidinggevende moeilijker zijn op te vangen door de letterlijke afstand. Blijf dus extra goed luisteren (en ook kijken) naar je medewerkers.
2 – Vriendelijk en persoonlijk Binnen veel teams is voor een goede samenwerking vertrouwen essentieel. Als leidinggevende speel je een belangrijke rol om dit vertrouwen binnen het team te waarborgen. Dit vergt allereerst veel vriendelijkheid en een persoonlijke benadering. Wanneer jij open en eerlijk bent naar het team, zullen zij dat ook zijn naar jou. Creëer dan ook bewust momenten om dit vertrouwen op te bouwen. Hiervoor zijn bijvoorbeeld virtuele koffiemomenten of lunch zeer geschikt.
‘Met de inzet van de juiste soft skills creëer je productiviteit in het team.’
Eén van de belangrijkste soft skills is luisteren.
3 – Flexibiliteit Het zijn onzekere tijden, volgende maand kan alles weer anders zijn. Verandering lijkt eerder een constante dan een tijdelijk iets. Hoe je het best kan reageren is in elke situatie weer anders. Zaak om flexibel te zijn dus. Daarvoor heb jij als leidinggevende veel veerkracht nodig, om in elke onverwachte situatie een oplossing of aanpassing aan te dragen. Zo blijft het team in staat te presteren.
4 – Motiveren Wellicht herken je het bij jezelf. Maar elke dag motivatie opbrengen voor werk is voor thuiswerkers soms lastig. Het motiveren van medewerkers is dan ook een belangrijke soft skill voor jou als leidinggevende. Eerst wil je achterhalen waarom er minder motivatie is. In deze tijd is het doel uit het oog verliezen een mogelijke oorzaak. Vervolgens motiveer en inspireer je door duidelijk te maken wat het doel is, waarom het belangrijk is en het persoonlijke belang voor de medewerker te achterhalen. Vraag bijvoorbeeld: ‘hoe voel jij je als dit gedaan is?’. Een belangrijke soft skill dus om medewerkers productief te houden. En erken soms ook dat je eigen motivatie even niet zo hoog is, dat zorgt voor vertrouwen en een eerlijk gesprek hierover.
5 – Coachen Door jouw open houding, luisterend vermogen en de vertrouwensband met medewerkers, komen ze naar jou toe wanneer daar behoefte aan is. Nu de kleine problemen en vragen minder snel worden verholpen op de werkvloer, kunnen deze uitgroeien tot een, in de ogen van de medewerker, grote uitdaging. Daarom is het belangrijk om in deze tijd medewerkers te coachen wanneer ze komen met een vraag. Door het inzetten van deze soft skill zorg je er dan ook voor dat medewerkers sneller in staat zijn om, ook op afstand, zelf tot een oplossing te komen.
Het vergt tijd om het vertrouwen te winnen en deze soft skills toe te passen binnen jouw online teams. Maar als jij als leidinggevende weet te luisteren, vertrouwen te winnen en flexibel te zijn. Dan begeleid je een team optimaal vanuit huis naar het gezamenlijke doel.
Je teams fysiek laten samenwerken op kantoor gaat op dit moment niet meer. Op afstand werken zal in de toekomst waarschijnlijk een meer constante factor worden voor leiders die teams en organisaties begeleiden. Daarom zul je als leider de virtuele werkomgeving moeten begrijpen en beheersen. Om ervoor te zorgen dat geografisch verspreide teamleden op één lijn zitten en betrokken en verbonden zijn. Zodat ze (blijven) presteren. Om high performing teams te creëren op afstand zijn er vijf belangrijke lessen.
Digitaal leiderschap is nog steeds leiderschap
Digitaal leiden is nog steeds leiderschap. Daarnaast is effectief leiderschap de beste voorspeller van succes en het voortbestaan van een organisatie op de lange termijn. Dit was al zo en dit blijft zo. Effectieve leiders zijn zelfstandig in staat om goede resultaten te bepalen, maar zijn er daarnaast toe in staat dit exponentieel te vergroten via mensen, teams en organisaties. Er zijn vijf lessen die geleerd kunnen worden van succesvolle digitale leiders.
Les 1 – Vertrouwen is key In elk team is vertrouwen onmisbaar. Digitaal is het lastiger om persoonlijk vertrouwen op te bouwen binnen het team. Daarom is het belangrijk voor jou als leidinggevende om vertrouwen binnen het team te stimuleren. Voor vertrouwen zijn open- en eerlijkheid de belangrijkste aspecten. Zorg daarom voor een open en eerlijke sfeer binnen het team. En wees daarbij zelf het voorbeeld door open en eerlijk te zijn. Maar moedig dit ook bij de teamleden zelf aan door aan te sturen op onderlinge feedback en motivatiegesprekken.
Les 2 – Zorg voor veel contactmomenten Digitale platforms en middelen ondersteunen het thuiswerken volop. Hierdoor zijn er genoeg mogelijkheden om de onderlinge communicatie te stimuleren. Om isolatie te voorkomen is het belangrijk om de digitale momenten in te plannen. Creëer bijvoorbeeld momenten voor een digitale kop koffie, lunch of vrijdagmiddagborrel voor meer betrokkenheid onder medewerkers. Zorg er daarbij ook voor dat je prestaties en bijdragen van individuele teamleden onder de aandacht brengt. En zorg ervoor dat teamleden die niet regelmatig samenwerken dit wel gaan doen. Door bijvoorbeeld een gezamenlijk project voor hun op te zetten of zelf te laten bedenken.
Ontdek met DialogueTrainer hoe je leiding geeft aan thuiswerkers.
Les 3 – Verbeter de kwaliteit van digitale vergaderingen Hoe zorg je ervoor dat je team wel effectief blijft gedurende het werken op afstand? Zorg voor effectieve digitale vergaderingen, naast de ‘socialize momenten’ tijdens een virtuele kop koffie. Zoals je zelf misschien al hebt gemerkt is een gehele dag videobellen, van meeting naar meeting, niet effectief. Kort daarom vergaderingen waar mogelijk in, van één uur naar 45 minuten. En zorg dat iedereen ‘aan’ staat. Doe een korte check-in om iedereen actief te betrekken tijdens de vergadering. In die check-in maak je opzettelijk tijd vrij voor het verbinden van mensen en het verdiepen van relaties. Wanneer mensen zich “ingecheckt” voelen voor een meeting, blijven ze meer betrokken. En kies er ook voor niet altijd zelf de facilitator rol te pakken in de vergadering.
Les 4 – Motiveer teamleden In veel gevallen zijn teamleden afhankelijk van anderen om het werk te voltooien, dus leiders moeten open communicatie faciliteren om ervoor te zorgen dat iedereen productief is. Effectieve digitale leiders zetten een systeem op om de voortgang te volgen en regelmatig op te volgen, maar vermijden micromanagen. Hier zijn een paar praktische tips om medewerkers in een digitale omgeving te motiveren: 1. neem regelmatig één op één contact op met medewerkers, 2. geef feedback, 3. creëer digitale momenten waar het alleen mag gaan om het vieren van successen.
Les 5 – Soft skills zijn essentieel Soft skills zijn belangrijk voor het aansturen van digitale teams. Jouw rol staat namelijk in het teken van het bevorderen van communicatie tussen teamleden. Werk daarom aan je luistervaardigheid en andere communicatieve vaardigheden. En organiseer digitale teambuilding sessies om te ondersteunen in het socialiseren en elkaar beter leren kennen. Want in les 1 gaat het niet voor niks over vertrouwen.
Digitaal leiderschap, met als doel het creëren van sterk presterende teams, vergt de nodige extra aandacht. Als leider krijg je er veel extra, met name organisatorische, taken bij. En daarnaast zul je meer dan ooit tevoren uitgedaagd worden op je communicatieve vaardigheden. Zorg dat de basis op orde is, of op orde geraakt. Bouw aan vertrouwen, creëer extra contactmomenten, houd effectieve digitale vergaderingen en geef persoonlijke aandacht, juist ook één op één.
Als leidinggevende verbonden blijven met je medewerkers op afstand is niet gemakkelijk. Zeker wanneer online vraagt om een andere aanpak en er juist nu leiderschap nodig is. Nieuw is thuiswerken niet meer, maar elkaar weken niet meer persoonlijk ontmoeten is toch andere koek. Je staat simpelweg verder van mensen af. De afstand is niet alleen letterlijk groter, maar ook figuurlijk. Hoe blijf je dan toch op afstand verbonden en geef je effectief leiding aan thuiswerkers?
Leidinggeven aan thuiswerkers, wat maakt het lastig?
Waarom is leidinggeven op afstand nou lastig? Je hebt immers nog dezelfde medewerkers. En je weet wat hun sterke en zwakke punten zijn. Echter bevinden ze zich nu in een andere omgeving. De één zit achter de keukentafel, de ander in de slaapkamer en weer een ander op zolder, om maar geen last te hebben van gillende kinderen. Hoe weet je dan wat er speelt bij je medewerkers? Met je team op afstand is het lastig inschatten wat er speelt. Besteed daarom extra aandacht aan het in contact blijven met je medewerkers om effectief leiding te kunnen geven. We geven je 5 tips voor effectief leidinggeven aan thuiswerkers.
1.Eén op één Zie je een medewerker meerdere keren per dag, in verschillende meetings? Dat betekent niet direct dat je verbonden bent met elkaar. Zorg daarom dat je tijdens de teammeetings de persoonlijke momenten met medewerkers niet vergeet. Eén op één is er vaak meer ruimte voor een medewerker om onzekerheden, vragen of problemen te delen.
2. Plan in In contact komen met thuiswerkers gaat op dit moment alleen door het sturen van een appje, mailtje of door iemand te bellen. Het lijkt misschien eenvoudiger, je hoeft niet letterlijk iemand op te zoeken. En een berichtje heb je zo verstuurd. Toch is voor echte verbinding in deze tijd belangrijk om gesprekken in te plannen. Gesprekken zorgen er namelijk voor dat je meer signalen opvangt. Die signalen heb je nodig om je stijl van leidinggeven op aan te passen, en zo effectief leiding te blijven geven.
Ontdek met DialogueTrainer hoe je leiding geeft aan thuiswerkers.
3. Persoonlijke aandacht Is er een moment om met je medewerker in gesprek te gaan? Richt je in het gesprek dan niet alleen op de voortgang van projecten of prioriteiten van taken. Want bij leidinggeven op afstand is je nummer één prioriteit verbinding maken! Vraag daarom ook hoe het met iemand persoonlijk gaat. Deze informatie heb je nodig om dichter bij medewerkers te komen, en op de situaties in te spelen. Want als leidinggevende ben je ook verantwoordelijk voor het werkklimaat en de mentale gezondheid van medewerkers.
4. Rustmomenten Van de ene vergaderzaal naar de andere, lopen langs het koffiezetapparaat en door naar de volgende meeting. Een klein loopje tussen je meetings. Met thuiswerken is dat wel even anders, met één druk op de knop ga je van de ene naar de andere vergadering. Misschien heb je het al ervaren, maar digitaal vergaderen kan voor medewerkers best vermoeiend zijn. Plan daarom niet altijd een volledig uur in. Probeer vergaderingen in te korten, zo blijft er tijd over voor een korte pauze.
5. Organiseer samenwerking Er is niet alleen afstand tussen jou en de medewerkers. Ook medewerkers onderling hebben minder contact. Elkaar op de hoogte houden is belangrijk, zo houden medewerkers zichzelf en elkaar scherp. Creëer als leidinggevende bewust momenten om collega’s met elkaar te laten sparren.
Hoe geef je effectief leiding aan thuiswerkers? Verbonden blijven op afstand is het belangrijkst om effectief leiding te kunnen geven aan thuiswerkers. Alleen dan blijf je signalen oppikken en kun je jouw stijl van leidinggeven hierop aanpassen. Zorg er daarom voor dat je bewust momenten creëert en plant om met medewerkers bij te praten, individueel en met het team. Bespreek daarin niet alleen werkgerelateerde zaken maar juist ook de privé situatie. Dan is het mogelijk om ook op afstand effectief leiding te geven.
Was de rol van leidinggevende de afgelopen jaren al sterk in verandering. De coronacrisis heeft in korte tijd voor nog meer verandering gezorgd. Elke dag kan nu anders zijn, je hebt weinig overzicht en zult daarom flexibel moeten zijn. Je zult je moeten aanpassen en tegelijkertijd anticiperen op wat er concreet gebeurt in je team en in jullie directe omgeving. Dit lukt als je benaderbaar bent en goed kunt luisteren. En zeker op afstand is het belangrijk hier meer aandacht voor te hebben dan ooit. Hoe blijf je in elke situatie effectief leidinggeven? Met de vier stijlen van situationeel leiderschap gaat jou dit lukken!
Situatieafhankelijk
Leidinggeven op afstand, waarschijnlijk ben je inmiddels wel tot de conclusie gekomen dat dit een behoorlijke uitdaging is. Weinig tot geen persoonlijk face-to-facecontact maakt het lastiger om je medewerkers individueel en als team te ondersteunen. Zeker wanneer er letterlijk en figuurlijk meer afstand is tussen jou en medewerkers. Door af te wisselen tussen diverse leiderschapsstijlen is het mogelijk om ook op afstand effectief leiding te geven. Zorg ervoor dat je de stijlen kent en weet toe te passen in verschillende situaties. Hieronder beschrijven we de vier belangrijkste stijlen van leidinggeven op afstand en in welke situaties je deze kunt gebruiken.
1.Directief leiderschap Wanneer je medewerkers zelf hun taken niet meer overzien. Of als er een onverwachte situatie of crisis speelt die vraagt om snel handelen en het aanbrengen van overzicht. Dan is directief leiderschap een slimme keus. In deze stijl zijn de ogen gericht op het doel. Niet de persoon telt, maar de taak of het resultaat staat centraal. Je stelt de doelen en controleert. Het idee is dat mensen sturing en controle nodig hebben, dit is vooral nuttig in onverwachte of crisissituaties. Maar kijk wel uit met de inzet van deze stijl. Het slaat eigen initiatief, creativiteit en motivatie als snel dood. Juist deze kunnen je ook uit lastige situaties leiden.
2. Inspirerend leiderschap En motivatie is in deze periode van thuiswerken, en vooral veel alleen werken, soms ver te zoeken. Wellicht herken je dit bij je medewerkers, maar ook bij jezelf? Inspirerend leiderschap is dé stijl om de motivatie van medewerkers te stimuleren. Je medewerkers weten wel hoe de werkzaamheden uitgevoerd moeten worden, maar zijn het ‘waarom’ wellicht uit het oog verloren. Deze stijl richt zich dan ook op het ‘waarom’. Ga in gesprek en leg uit waarom de werkzaamheden belangrijk zijn, waar ze aan bijdragen en welk resultaat het kan geven. Zo maak je duidelijk aan je medewerker welke waarde hij of zij heeft.
Ontdek met DialogueTrainer hoe je een medewerker kunt motiveren.
3. Participerend leiderschap In de dagelijkse werkzaamheden hebben medewerkers hun draai gevonden. Ze weten wat ze moeten doen en wat het belang is van hun taken. Ook in deze situatie heb je een rol als leidinggevende. Door participerend leiding te geven, kun je medewerkers praktisch ondersteunen. Vooral voor nieuwe teamleden is dit belangrijk. En zeker op afstand kun hieraan goed invulling geven. Plan bijvoorbeeld een werksessie, waarin je gezamenlijk aan een taak of opdracht gaat werken. Start samen online op in bijvoorbeeld Zoom, en laat deze ook aan. Een leuke manier van samenwerken kan bijvoorbeeld zijn het scherm te delen en samen complexe materie inzichtelijk te maken door online te gaan tekenen. Toon in deze stijl je betrokkenheid en vraag hoe het met de ander gaat. En creëer een open sfeer door ook je eigen onzekerheid of kwetsbaarheid te laten zien. Zo blijf je verbonden en leer je van elkaar.
4. Coachend leiderschap Een stijl die voor elke leidinggevende steeds belangrijker wordt. Door te coachen kunnen medewerkers, met ondersteuning, leren. Zo stimuleer je persoonlijke ontwikkeling. Maar wanneer begin je te coachen? Dit doe je in een situatie waar medewerkers zelf met een probleem of vraag naar je toe komen. Dit betekent dat medewerkers openstaan voor hulp. Richt je vervolgens op de hulpvraag om medewerkers te coachen naar hun antwoord of oplossing voor het probleem. Zorg er op afstand wel voor dat je zelf regelmatig incheckt bij de medewerker, om ervoor te zorgen dat het probleem of de hulpvragen wel bij je terecht komen.
Effectief leidinggeven is blijven schakelen Om effectief leiding te kunnen geven op afstand moet je kunnen schakelen tussen verschillende stijlen. Wees alert en proactief en neem het initiatief bij het tot stand brengen van contact. Je wilt namelijk zoveel mogelijk signalen oppikken. Zodat je weet hoe je medewerkers zich voelen en wat hun vragen, problemen of behoeften zijn. Afhankelijk hiervan kies je de juiste stijl. Zo geef je op afstand ook effectief leiding aan je medewerkers.
Je liep gemakkelijk even langs een collega, hoorde nieuwtjes bij het koffiezetapparaat en pikte een stevige discussie op in je team. Weet je nog, leidinggeven op de vloer? Maar nu is het leidinggeven op afstand. Iedereen werkt online. Hoe ga je hier als leidinggevende mee om? Welke gesprekken voer je en hoe doe je dat goed? En hoe kan online juist helpen?
Pik jij alle signalen op?
Overleg via online platforms werkt al veel beter dan telefonisch contact. Als je mensen ziet, signaleer je beter wat er speelt. Maar natuurlijk mis je informatie. Je hoort en ziet toch minder dan in een echt gesprek. Een non-verbaal signaal is dan snel gemist. En je ziet mensen alleen tijdens afspraken, waardoor het risico groeit dat teamleden zich anders voordoen dan ze zich voelen. Tot slot verdwijnt voor veel mensen het plezier van samenwerken, in ieder geval deels.
Dus wat organiseer je nu zodat je goed contact houdt met je team en collega’s? En hoe voer je de gesprekken die je hebt zo effectief mogelijk? Hoe houd je iedereen betrokken, zodat men kansen en zorgen ook durft te delen? In deze blog delen we vijf tips over leidinggeven op afstand.
5 tips voor leidinggeven op afstand
We geven je 5 tips voor leidinggeven op afstand, zodat je direct aan de slag kunt.
1.Plan voortdurend afspraken Allereerst wil je mensen veel en op vaste momenten zien. Misschien plan je één stand-up aan het begin of juist het eind van de week. Misschien plan je dagelijks één op één afspraken. Maar zorg vooral dat je contact houdt. Je kunt immers alleen aandacht geven aan dat wat je opvalt.
2. Manage verbinding en betrokkenheid Terwijl jij medewerkers niet uit het oog wilt verliezen, geldt hetzelfde ook voor hen. Uit het oog is uit het hart, en teambuilding vereist gezamenlijkheid. Als je elkaar niet voortdurend kunt zien, wordt des te belangrijker dat men weet waaraan men werkt en waarom dat belangrijk is. Definieer daarom voortdurend heldere, liefst uitdagende opdrachten. Met een heldere opdracht kan je medewerker even vooruit en is werken leuk. En zorg dat je bereikbaar bent en open staat voor vragen als iets lastig gaat.
Leidinggeven op afstand met DialogueTrainer
3. Wees doelgericht Online overleg vereist aandacht en energie, dus zorg dat elk gesprek telt. Uiteraard praat je even over het weekend. Maar vraag daarna doelgericht door naar het verloop van het project of de ervaring bij die klant. Vraag wat je teamlid ervaart en denkt. Dan zie of hoor je snel genoeg of het écht goed gaat. Wees je er bewust van dat de drempel om een zorg te bespreken hoger is, dus zet in het gesprek centraal waarom feedback of een terugkoppeling noodzakelijk is.
4. Vraag hoe de onderlinge samenwerking verloopt Vraag ook hoe de onderlinge samenwerking in je team verloopt. Niet alleen jij hebt minder contact met anderen, maar dat geldt ook voor je mensen. Kanalen als Slack of andere slimme online interne communicatietools helpen om onderling contact en sfeer te behouden. Als je koppels samen opdrachten geeft, weet je daarnaast zeker dat er ontwikkeling is. Als het goed gaat, wordt je team steeds zelfstandiger en als het samen niet lukt, kun je dat maar beter weten.
5. Gebruik leiderschapsstijlen Verschillende teamleden staan er op verschillende momenten verschillend voor en bij elke situatie past een andere aanpak. Denk daarom na over wat je in je gesprek wilt bereiken en welk soort gesprek daarbij past. Is je belangrijkste doel om te delegeren, te coachen, te motiveren of aan te spreken? Bij elk van deze gesprekken past een eigen aanpak. Wil je daar meer over weten, lees dan onze blog over situationeel leiderschap.
Succesvol leidinggeven op afstand begint dus met het organiseren en plannen van gesprekken met je medewerkers. Het is belangrijk daarin aandacht te hebben voor non-verbale signalen, en tegelijkertijd gericht en doelmatig te zijn. Gestructureerd gesprekken aanpakken, levert namelijk meer resultaten op.
Als leidinggevende help en ondersteun je vaak bij concrete doelen of problemen. Maar je speelt ook een belangrijke rol bij bijvoorbeeld diepe levensvragen en persoonlijke ontwikkeling. Als leidinggevende neem je dan ook regelmatig de rol van coach aan. Lopen medewerkers ergens tegenaan of komen ze er echt niet uit? Grote kans dat ze bij jou aankloppen. Dit is je kans om doormiddel van coaching te werken aan persoonlijke ontwikkeling. Maar hoe pak je dit succesvol aan?
Succesvol coachen? Ken je doelen
Medewerkers coachen is een leiderschapsstijl waarbij je iemand veel kunt leren. Je coacht zodat iemand zelf tot een oplossing kan komen. Hierdoor ontstaat er meer vertrouwen om in de toekomst soortgelijke problemen zelf op te kunnen lossen. Maar hoe zet je iemand aan tot actie, als iemand naar je toe komt en een directe oplossing verwacht? Zaak om ervoor te zorgen dat je drie doelen in dit gesprek goed kent:
Het probleem verhelderen
Iemand aanzetten tot actie
Vertrouwen opbouwen
Vier stappen naar succes
Dit gesprek vindt vaak plaats wanneer iemand zelf tegen een probleem aan loopt. Iemand weet niet hoe hij de situatie kan oplossen. Als je iemand ziet worstelen, ben je snel geneigd om met een oplossing te komen. Door te coachen help je niet alleen iemand in het hier en nu, maar juist ook om toekomstige uitdagingen aan te kunnen gaan. Om dit bereiken is het belangrijk de onderstaande stappen in het gesprek te doorlopen:
1.Het doel vaststellen In de eerste stap van het gesprek wil je meteen duidelijk krijgen wat het doel is. Voor welk probleem zoeken jullie in dit gesprek naar een oplossing? Soms wordt het al snel duidelijk, maar misschien vindt je medewerker het ook lastig om aan te kaarten dat hij een uitdaging heeft. Zorg daarom dat er vertrouwen is, dat helpt nu maar ook later in het gesprek.
2. Uitdaging verhelderen In de eerste stap is duidelijk geworden welk probleem jullie willen oplossen. Maar vergeet niet het probleem te verhelderen. Want ziet de medewerker alleen het probleem? Dan ontbreekt het vaak aan de realiteit. Daarom stel je in deze fase het doel om de uitdaging te verhelderen en deze inzichtelijk te maken bij de medewerker. Waar loopt het echt spaak? Een medewerker ziet bijvoorbeeld op tegen het geven van een presentatie, maar het echte probleem zit dieper. Hij is bang dat hij af gaat. Of de klant moet de waarheid horen, maar de medewerker vermijdt liever conflicten. Het probleem achter het probleem zal niet snel prijsgegeven worden. Vraag dus goed door, vat samen en pas gevoelsreflecties toe. Hierdoor ontdek je wat de ander denkt, maar niet direct durft uit te spreken.
Hoe verhelder je de uitdaging in het gesprek?
3. Route verkennen Welke mogelijkheden zijn er om het probleem of de uitdaging aan te gaan? Als leidinggevende heb je dit ‘probleem’ misschien makkelijk opgelost door zelf de presentatie te geven of de klant te bellen. Alleen dan blijft de medewerker achter en komt hij ook de volgende keer met een soortgelijk probleem aankloppen. Verken daarom de opties waarbij de medewerker zelf de uitdaging aangaat en het probleem uiteindelijk zelf oplost.
4. Concreet plan van aanpak Tijd om de oplossing concreet te maken. Welke oplossing past het best bij de medewerker en welke stappen moet hij hiervoor nemen? Leg hierbij de focus op het vertrouwen in de medewerker. Om het probleem op te lossen, zijn er vaak stappen nodig die misschien spannend zijn. Het is namelijk een onbekende situatie. Door het geven van vertrouwen help je niet alleen op korte termijn – de situatie die zich nu voordoet – maar ook op lange termijn – mocht een soortgelijke situatie zich nogmaals voordoen.
Door deze stappen te volgen en er de tijd voor te nemen, stel je iemand in staat zelf een oplossing te vinden voor zijn probleem. Het probleem is helder, er is wederzijds vertrouwen in het gesprek en de medewerker kan na het gesprek concreet aan de slag.
“Directe oplossingen en adviezen in het coachgesprek houden persoonlijke ontwikkeling tegen”
Echter zijn er ook een aantal cruciale acties die je moet vermijden tijdens het coachgesprek. Namelijk het geven van advies. Medewerkers leren alleen meer wanneer ze zelf tot een oplossing komen. Door met collega’s te praten, vragen te stellen en een luisterend oor te bieden tijdens het gesprek, weet iemand zelf conclusies te trekken. Zo leren je medewerkers, ontstaat er ontwikkeling en versterk je het team.
Aan de slag met het coachen?
Je team sterker maken, dat doe je niet door het aandragen van oplossingen en adviezen. Dat doe je door te coachen. Maar je kunt medewerkers ook leren elkaar te coachen. Lees dan eens onze blog over coachen en samenwerken.
Zelf aan de slag met het coachgesprek? Kijk dan eens naar onze leermodule en ga met behulp van virtuele trainingsacteurs aan de slag.
Wat doe je als medewerkers niet enthousiast aan het werk zijn? Sommige taken bewust op een laag pitje hebben staan? Of andere collega’s zelfs demotiveren door hun houding? Als leidinggevende ben je verantwoordelijk voor het behalen van de doelen. De vraag is of dit lukt als medewerkers niet geïnspireerd of gemotiveerd zijn. Maar hoe krijg je deze medewerkers over de streep? In deze blog lees je tips voor het motiveren van medewerkers, met als resultaat; meer werkgeluk en productiviteit op de werkvloer.
Motiveren en inspireren gaan hand in hand
Een medewerker vanuit het niks proberen te motiveren kan erg lastig zijn. Kom er daarom eerst achter waarom iemand een taak op een laag pitje heeft staan. Vaak spelen er twee mogelijke oorzaken een rol:
De taak heeft onvoldoende prioriteit
Er staat iets anders in de weg dat afleidt
Achterhaal dus welke oorzaak invloed heeft. Een medewerker kan bijvoorbeeld niet altijd overzien waarom een taak erg belangrijk is en geeft daarom onvoldoende prioriteit aan zijn taak. Maar er kan ook iets in de weg staan. Hij weet bijvoorbeeld niet goed hoe hij een taak kan aanpakken of ziet er tegen op. Ga dus in gesprek met je medewerkers om achter de oorzaak te komen. Daarnaast zijn er meer tips voor het motiveren van medewerkers. Praat met je medewerker, ontdek de oorzaak en motiveer bijvoorbeeld door het belang.
Praat met je medewerker
Motiveren en inspireren gaan hand in hand met elkaar. Maar hoe motiveer of inspireer je medewerkers? Het is niet altijd eenvoudig. Maar een goed gesprek heeft veel invloed op het werkgeluk en de productiviteit op de werkvloer.Een gesprek biedt namelijk de tijd en ruimte om te ontdekken waarom er weinig motivatie is. Tegelijkertijd kun je werken aan de oplossing door het belang te benadrukken en overtuigingen weg te nemen.
Ontdek de oorzaak
In het gesprek is het belangrijk om te ontdekken waarom een medewerker minder presteert dan verwacht. Elk gesprek begint met het maken van contact. Hier is ruimte om aan te geven wat je wilt bespreken. Kijk of er ook voor de medewerker tijd en ruimte is om dit gesprek te voeren. Vervolgens vraag je door op de situatie.
Zoals eerder benoemd kunnen er twee dingen aan de hand zijn. De taak heeft onvoldoende prioriteit, of er staat iets in de weg. Je wilt erachter komen wat er precies aan de hand is. Daarom is het zaak om goed door te vragen. Hierbij helpt het om open vragen te stellen en te reflecteren op uitspraken en emoties die je waarneemt.
Door de sleur van dagelijkse werkzaamheden verliezen medewerkers het uiteindelijke doel, waar ze naartoe werken, uit het oog.
Motiveer door het belang
Binnen veel organisaties weten mensen waarom ze hun werk doen. De ‘Why’ van het bedrijf. Echter, door de dagelijkse werkzaamheden vergeet men soms het grotere doel. Dit raakt de motivatie. Daarom is het van belang om in het gesprek de medewerker te motiveren. Duidelijk maken wat het doel is en wat het belang hierbij is. Daarbij kun je iemand extra motiveren door aan te haken op het eigenbelang. Bijvoorbeeld: ‘hoe voel jij je als je dit hebt opgelost?’
Neem overtuigingen weg
Wanneer het belang wordt ingezien, kan er nog steeds sprake zijn van weerstand. In het gesprek moet er allereerst ruimte zijn om deze weerstand uit te spreken. Zorg ervoor dat je een open en vertrouwelijke sfeer tijdens het gesprek creëert. Waar je bij het inspireren een hele energieke houding aan neemt, doe je tijdens deze fase een stapje terug. Vraag goed door om de weerstand te achterhalen. Vaak zit de echte oorzaak dieper. Vervolgens neem je de tijd en ruimte om de obstakels weg te nemen. Bied je hulp aan of coach de medewerker naar de juiste oplossing.
Effectief medewerkers motiveren? 3 tips
#1 Toon interesse en begrip
Wanneer je iemand gaat inspireren en motiveren, ben je zelf heel erg bewust van het belang van het uiteindelijke doel. Je weet duidelijk waarom jullie het doel willen behalen. Wil je dat een ander goed overbrengen? Dan is het belangrijk om begrip te tonen voor de ander. Toon interesse en vraag goed door op de situatie. Alleen dan kom je erachter waarom je collega of medewerker niet gemotiveerd is. Met begrip en interesse kom je er uiteindelijk achter welke obstakels je moet wegnemen en hoe je iemand kunt motiveren.
#2 Wees enthousiast
De volgende tip voor het motiveren van medewerkers is enthousiasme. Het is dan ook belangrijk om energie te hebben tijdens dit gesprek. Let er wel op dat je de energie in het gesprek goed verdeelt. Bespreken jullie bijvoorbeeld weerstand? Dan wil je dat de ander de ruimte voelt om te praten, dus zet je je enthousiasme op een lager pitje. Maar wil je iemand inspireren, om direct aan de slag te gaan en schouders eronder te zetten? Benadruk dan enthousiast de essentie van de werkzaamheden.
#3 Coach richting een inzicht
Zorg niet alleen dat je het belang van de werkzaamheden of het uiteindelijke doel overbrengt. Maar zorg ervoor dat iemand het zelf echt belangrijk gaat vinden. Hier heb je verschillende technieken voor. Vraag bijvoorbeeld hoe iemand zich voelt als het doel is bereikt. Zo weet iemand naar welk gevoel hij toe werkt. Door de voordelen voor het individu inzichtelijk te maken, raken mensen sneller gemotiveerd. Maar je kunt ook gebruik maken van een verfijnde motivatietechniek als ‘motivational interviewing’. Met deze techniek ga je aan de slag met structurele gedragsveranderingen. In dit proces laat je de ander volledig zelf benoemen wat hij of zij wil en kan. Hierdoor begeleid je in de keuze en ontstaat er motivatie. Dus wil je medewerkers motiveren, tips als: toon enthousiasme, interesse en begrip en coach tot een nieuw inzicht, pas je gemakkelijk direct toe.
Aan de slag
Iemand motiveren en inspireren, met als gevolg hogere productiviteit en meer werkgeluk. Dat kun je bereiken met goede gesprekken binnen organisaties. Naast het toepassen van de tips voor het motiveren van medewerkers, geven we je de mogelijkheid om te oefenen met dit soort gesprekken. Aan de slag te gaan met persoonlijke leerdoelen aan de hand van scores en feedback. Zo doe je ervaring op en kun je met zelfvertrouwen professionele gesprekken in de praktijk voeren. Benieuwd hoe het is om te trainen met virtuele acteurs? Probeer dan gratis één van onze simulaties.
Bereik samen sneller doelen, optimaliseer je sales- en delivery traject, en communiceer effectief met je team. Dat is wat we willen bereiken met goede gesprekken. Thuis, op kantoor, in het klaslokaal of onderweg in de trein, online gesprekssimulaties zijn beschikbaar; waar, wanneer en zo vaak als je wilt. Maar gesprekstraining met virtuele acteurs is voor veel mensen nieuw. Dat begrijpen we bij DialogueTrainer heel goed. Hoe zet je onze simulaties in? Daar geven we je graag een compleet beeld van met een reeks werkvormen die belevenisvol en effectief zijn.
Online simulaties kun je zowel individueel als in groeps – of teamverband gebruiken. Daarnaast kun je bestaande klassikale trainingen of offline lesvormen blended maken door de toevoeging van onze simulaties.
Wil je als individu beter worden in gesprekken? Ga dan zelfstandig aan de slag met virtuele trainingsacteurs. Of laat je studenten of medewerkers zelfstandig oefenen. Maar hoe zet je een simulatie dan in? Er zijn namelijk verschillende werkvormen waarmee je individueel aan de slag kunt.
Wat maakt de situatie lastig?
Wat maakt een gesprek of situatie lastig? Waarom is het bijvoorbeeld lastig om slecht nieuws te geven? Of iemand feedback te geven? Eén van de werkvormen die je kunt toepassen, is de simulatie met de virtuele acteur helemaal blanco in te gaan. Je leest vooraf dus niet de theorie, maar gaat direct aan de slag. Je zult snel merken in welke fases van het gesprek je moeilijkheden ondervindt. Doordat de virtuele acteur emoties toont en mee- of tegen kan werken, zie je steeds het effect van wat je doet in het gesprek. Na het spelen krijg je met individuele scores en feedback inzicht in hoe je het gesprek hebt gevoerd. Wat deed je direct al goed, of moet je juist anders aanpakken? En in welke fases van het gesprek liggen je uitdagingen?
Later in deze werkvorm bestudeer je de theorie, waarbij je vooral je aandacht richt op wat niet goed ging, of waar je jezelf ‘bewust’ kunt ‘bekwamen’. Met behulp van de theorie verhoog je je scores, waarbij je efficiënt met kennis bezig bent, je kunt het gelijk toepassen en ziet direct het effect. Verschillende keuzes in de simulatie leiden tot een ander resultaat. Leg je scores naast elkaar en vergelijk. Wat heb je geleerd? Welke keuzes hebben een positieve invloed op de uitkomst van het gesprek? Zijn er nog punten waarop je verder kunt verbeteren? Speel dan gerust nog een keer. Oefening baart kunst!
Structuur in gesprekken helpen je om gericht naar je doel te werken en belangrijker: deze ook te behalen.
Oefenen met de theorie en beter worden
Beter worden is een kwestie van oefenen, oefenen en nog eens oefenen. Het is het geleerde succesvol toepassen in de praktijk. De bewezen theorie vertalen naar jouw succesvolle aanpak in de praktijk dus. Voordat je aan de slag gaat met de gesprekssimulatie neem je eerst de theorie van het gesprek door. Hierdoor weet je direct waar het in het gesprek om gaat en wat valkuilen zijn.
Wij geloven erin dat structuur in gesprekken je helpt om gericht naar je doel toe te werken en belangrijker: deze ook te behalen. Ongestructureerde gesprekken maken je niet succesvol in het bereiken van je doel. Daarom hebben we de theorie vertaald naar praktische do’s en don’ts per gespreksfase. Hierdoor weet je wat je vanuit de theorie in de betreffende gespreksfase het beste kunt doen doen of zeggen.
In de simulatie zelf maak je vervolgens als het ware de stap van theorie naar praktijk. Maar dan wel in een omgeving die je de gelegenheid geeft hier in alle rust en veiligheid mee te experimenteren. Je kunt de do’s en don’ts tabel gebruiken naast het spelen, om precies te leren hoe je de juiste vertaling van theorie naar praktijk kunt maken. In de simulatie bekijk je vervolgens of hetgeen je uit de theorie hebt geleerd ook in de praktijk klopt. Wederom tonen je scores waar je nog verder kunt leren. Je speelt net zo lang, tot je de theorie hebt doorgrond en belangrijker: kunt toepassen.
Jezelf toetsen en scores vergelijken
De scores geven inzicht in hoe je presteert en ze dagen je uit om steeds beter te worden. Ze geven vat op je leerproces. De scores krijg je op de belangrijkste vaardigheden, aspecten en fases in het gesprek. Hier draait het om! In één oogopslag zie je hoe je het gedaan hebt en waar verbeterpotentieel ligt.
Met individuele feedback geven we je vervolgens inzicht in hoe de scores tot stand zijn gekomen. Je leest hier terug wat het effect van je keuzes is en waarom iets wel of niet werkt voor een bepaald doel, zodat je begrijpt hoe je jezelf kunt verbeteren. En scores maken het mogelijk om jezelf te vergelijken met anderen. Zo weet je hoe je het doet in vergelijking met anderen uit je (beroeps)groep of afdeling.
Als trainer of docent geven scores je vat op het leerproces van je cursisten of studenten. Je ziet aan scores hoe deelnemers het doen en waar extra aandacht en training nodig is. Daar gaan we hieronder verder op in.
Na het spelen van een simulatie ontvang je scores en feedback.
Spelletjes met deelvaardigheden
Een bijzondere werkvorm met simulaties zijn spelletjes rondom deelvaardigheden te spelen. Door een situatie juist eens helemaal anders, of verkeerd aan te pakken, zie je wat het effect hiervan is, wat ook motiveert om het juist goed te doen. En het geeft inzicht in hoe jouw gedrag de loop van het gesprek en jouw gesprekspartner beïnvloedt. Waar dit met acteurs vaak lastig is – bedenk maar eens iets verkeerds om te zeggen – is dit met simulaties heel eenvoudig. Je ziet immers de keuzes voor je.
In plaats van het oefenen met een volledige situatie en simulatie kun je individueel ook oefenen met deelvaardigheden, zoals vragen stellen en (gevoels)reflecties. Wanneer gebruik je open vragen of gesloten vragen en hoe pas je luisteren, samenvatten en doorvragen toe? In een veilige omgeving is je aandacht daarbij volledig bij jezelf en de vaardigheid.
# 2 In groeps- of teamverband leren
Naast de individuele werkvormen is het ook mogelijk simulaties juist in te zetten in (online) training met grotere groepen. Het verschil tussen deze vorm en individueel gebruik, is dat deelnemers vooral van elkaar leren. Met elkaar ga je de discussie aan over je voorkeuren en welk effect je verwacht van je keuzes. Vervolgens zie je of jullie keuze het gewenste of verwachte effect heeft.
Bij aanvang: de uitdaging scherp krijgen
Voordat je met een groep met theorie aan de slag gaat, is het altijd goed om scherp te krijgen hoe men tegen een gesprek aankijkt. Soms hebben mensen nog helemaal geen beeld van het gesprek, of weten zij niet dat anderen iets ook lastig vinden. In gesprek komen over het gesprek, is vaak al lastig op zich. Dan helpt het om samen de simulatie op te starten en te zien waar uitdagingen liggen en om welke keuzes het eigenlijk gaat. Omdat je iedereen in de groep om een reactie kan vragen, weet je zeker dat al je cursisten aan boord zijn en in dezelfde context zitten.
Samen oefenen en discussiëren
Samen een simulatie spelen is een uitstekende manier om van elkaar te leren. Dit kan in tweetallen, of met de groep als geheel. Omdat communicatie voor niemand nieuw is, en men altijd ideeën heeft van hoe iets werkt, brengt elke keuze vanzelf een discussie op gang. Als trainer of docent kun je bij elke keuze stilstaan en de discussie sturen door vragen te stellen. Je kunt ook deelnemers om beurten een keuze laten maken en deze keuze laten onderbouwen. Of je laat de groep gewoon aan de gang gaan en zegt zelf niets, waarbij de simulatie het proces structureert.
Door gezamenlijk een simulatie te spelen leren cursisten van elkaar.
Je kunt de groep ook opdelen in tweetallen en hen de simulatie gezamenlijk laten spelen. De opdracht hierbij kan zijn om de belangrijkste discussie terug te koppelen aan de groep. Je zult zien dat er vanuit de groep snel herkenning of aanvulling op de discussie zal komen. Cursisten leren zo het meeste van elkaar.
Toetsing en competitie
Aan het einde van een groepstraining kan je in tweetallen, of met de groep als geheel, een simulatie doen als toets. Deze simulatie kan qua inhoud hetzelfde zijn maar in casuïstiek of context afwijken. Hierbij zie je of de theorie inderdaad helpt en je hoort als trainer waar cursisten nu met elkaar over praten. In tweetallen levert de oefening daarnaast een spelelement op, omdat scores vergelijkbaar maken: wie speelt het beste? Vaak blijkt het dan lastig om de groep het lokaal of training uit te krijgen. Achteraf blijft de simulatie nog een tijdje beschikbaar voor vervolgtraining of follow up.
#3 Blended, online en offline combineren
Blended leren is een trainingsvorm waarbij online en offline leren samenkomen. Simulaties bieden hiervoor veel mogelijkheden, juist omdat ze zelfstandig leren mogelijk maken, terwijl de koppeling met de theorie steeds helder is. Als trainer of docent houd je daarbij vat op het leerproces van je cursisten, doordat je voortgang en scores kunt monitoren. Maar hoe ziet een blended training eruit.
Voorbereiding creëert motivatie
Een blended training met daarin gesprekssimulaties van DialogueTrainer ziet er doorgaans als volgt uit. Eerst spelen deelnemers thuis een online gesprekssimulatie. Hierdoor weten ze wat de situatie waarin ze getraind worden lastig maakt en zijn ze gemotiveerd; doordat ze zien dat verschillende keuzes een ander effect hebben: leren heeft dus zin. Als cursisten dat willen kunnen ze vooraf al meermaals oefenen, zodat ze scherp krijgen wat ze van de trainer, docent of van anderen in hun groep willen leren. Een groot voordeel van deze voorbereiding is dat cursisten met meer zelfvertrouwen en focus naar de training komen. Ze hebben immers al inzicht in wat getraind gaat worden en een beeld bij de juiste aanpak.
Klassikaal oefenen en verdiepen
Vervolgens komen deelnemers bij elkaar om een offline (klassikale) training te volgen. Hierbij nemen ze hun scores en persoonlijke leerdoelen uit de online simulatie mee. Hierdoor kan tijdens de training gericht worden getraind. In de training oefen je nu samen. Als je wilt inzoomen op individuele leerdoelen of fases in het gesprek, kan een simulatie of trainingsacteur daarbij ondersteunen. De trainer of acteur kan vooraf ook inzicht krijgen in de scores, waardoor een training op maat ontstaat die direct op de juiste leerbehoefte inspeelt.
Op maat trainen
Een grote groep trainen en in ieders leerbehoefte voorzien is een flinke uitdaging. De scores uit de simulatie, die een resultaat zijn van de voorbereiding van cursisten, helpen bij het samenstellen van subgroepen gericht op een thema of specifiek leerdoel. De scores verwijzen immers al naar belangrijke leerdoelen of aspecten om succesvol te zijn in het gesprek. Zo kun je bijvoorbeeld een subgroep samenstellen rondom een score waar zij allemaal laag of juist hoog op scoren. Dit helpt het groepsproces omdat men samen ook sneller leert. En je voorkomt dat een deel van de groep met een leerdoel aan de slag gaat waarvan ze niet gemotiveerd raakt.
Follow up en continu leren
Na de offline training spelen deelnemers opnieuw een online gesprekssimulatie (met andere casuïstiek) om geleerde vaardigheden toe te passen. Hierdoor is het mogelijk om te analyseren of er ontwikkeling heeft plaatsgevonden. Er vindt een soort van toetsing plaats over de opgedane kennis. De cursist kan zijn of haar scores delen met een collega of leidinggevende om er zo voor te zorgen dat leren een continu proces blijft. De leidinggevende krijgt met de scores een gespreksagenda in handen om de medewerker te coachen in aspecten of onderdelen van het gesprek die lastig blijken. Dit opnieuw oefenen kan ook nog maanden later, als follow-up, om te zien of de kennis is blijven hangen. Als daar laag wordt gescoord kan dit aanleiding zijn om opnieuw te gaan trainen.
Hoe zet jij DialogueTrainer in?
Zet jij DialogueTrainer in als individueel trainingsprogramma, team training of blended training? Hieronder vind je als samenvatting de werkvormen van DialogueTrainer nog eens in tabelvorm:
Individuele training
Team training
Blended training
Probleemstellend, inzicht in de situatie
Voorbereiding en inzicht
Voorbereiding en motivatie
Oefenen met theorie en praktijk
Samen oefenen en discussiëren
Klassikaal oefenen en verdieping
Toetsen en evalueren
Toetsing en competitie
Trainen op maat met subgroepen
Verdieping deelvaardigheden
Follow up
Continu leren met follow up
Het kiezen van de juiste werkvorm(en) hangt natuurlijk helemaal samen met het leerdoel wat centraal dient te staan of de tijd en ruimte die beschikbaar is. We denken graag met je mee. Neem contact met ons op voor een gratis advies.
Veel organisaties en professionals vragen het zichzelf dagelijks af. Hoe worden we beter in wat we doen? Want als je beter wordt ben je in ontwikkeling, en daarmee groei je als bedrijf. Het belangrijkste onderdeel van de ontwikkeling van je organisatie zijn natuurlijk je medewerkers. Wanneer zij groeien groeit de organisatie. Belangrijk dus om die ontwikkeling te stimuleren. Tijdens het functioneringsgesprek is er vaak aandacht voor de ontwikkeling van de medewerkers. Daarbij is het van belang dat medewerkers zelf inzien waarom ontwikkeling nodig is. Maar hoe doe je dat als leidinggevende? Hoe stimuleer je ontwikkeling van je medewerkers? Hoe zorg je ervoor dat zij zich gaan ontwikkelen? Daar kom je in deze blog achter
Het nut van ontwikkeling
In het algemeen ontstaat er ontwikkeling wanneer er uitdagingen zijn. In deze tijden van snelle veranderingen worden organisaties steeds opnieuw uitgedaagd. Klanten zijn kritischer en de concurrentie ligt op de loer. Dit zorgt ervoor dat je als bedrijf constant in ontwikkeling moet zijn.
Persoonlijke ontwikkeling van medewerkers in organisaties geeft de mogelijkheid om te groeien. Ontwikkelen medewerkers? Dan ontwikkelt je bedrijf mee. Daarom moeten we ons vooral op hun ontwikkeling richten. We zien vooral de noodzaak om te ontwikkelen als medewerkers ergens tegen aanlopen, motivatie missen of omdat zij niet aan verwachtingen (kunnen) voldoen. Lukt het iemand niet om zijn taak uit te voeren? Dan is het zeker tijd om iemand te ontwikkelen en daarmee in staat te stellen de taak wel uit te voeren. Daarnaast stimuleer je motivatie door het ontwikkelen van medewerkers. De sleur van de dagelijkse werkzaamheden werkt demotiverend. Belangrijk om dus nieuwe uitdagingen te geven om te blijven motiveren.
Ontwikkeling is ook noodzakelijk als iemand niet kan voldoen aan de gestelde verwachtingen. Deze verwachtingen worden vaak aangeduid met competenties. Bij elke functie zijn verschillende competenties geformuleerd waarbij diverse vaardigheden verwacht worden. Competenties geven dus handvatten als het gaat om de persoonlijke ontwikkeling van je medewerkers. Ze geven de aspecten van de functie weer en geven aan welke je goed beheerst en in welke je nog kunt groeien. In het ontwikkelgesprek is het zaak je te richten op één specifieke competentie.
Het functioneringsgesprek
Is het duidelijk welke ontwikkeling je wilt zien? Ga dan het gesprek aan. Het functioneringsgesprek, of beter het ontwikkelgesprek, is hiervoor een uitgelezen mogelijkheid. Je neemt hierin vooral de tijd om uitdagingen, die om een oplossing vragen, in kaart te brengen. Dit doe je door vragen te stellen en goed te luisteren. Hoe vindt hij zelf dat het gaat? Je ondersteunt hierin door het geven van feedback. Vervolgens kijk je welke ondersteuning, of welk middel, er nodig is voor de ontwikkeling. Met een goed functioneringsgesprek kun je veel bereiken. Wanneer uitdagingen helder zijn en de medewerker weet wat het belang is van de oplossing, gaat hij zelf aan de slag! Beide partijen moeten achter de ontwikkeling staan, maar de medewerker staat wel aan het roer.
‘Dit gesprek heeft als voornaamste doel om de medewerker het belang te laten inzien van hun eigen ontwikkeling.’
Fases van het functioneringsgesprek
Het gesprek bestaat uit acht verschillende fases. In het gesprek geef je veel feedback. Feedback zorgt ervoor dat de medewerker erachter komt waar hij of zij staat. Daarnaast maak je gebruik van feedup, ‘wat wil je bereiken?’ en feedforward ‘wat is de volgende stap?’ Met deze technieken leg je de nadruk concreet op de ontwikkeling.
Voorbereiding
Voor je het gesprek in gaat is een goede voorbereiding belangrijk. Wat is je doel? En wat moet de ander aan het einde van het gesprek vooral onthouden? In de periode voor het gesprek is het vaak belangrijk om notities te maken van iemand zijn werkzaamheden. Wat gaat er goed? Wat gaat er fout? Of kan er misschien beter? Informeer de medewerker vooraf over het doel van het gesprek. Dit geeft hem de kans om zelf na te denken over zijn ontwikkeling.
Fase 1 – Contact maken
In deze eerste fase van het gesprek is het belangrijk dat je een open sfeer creëert. Gebruik werkgerelateerde small talk: ‘hoe gaat het met project x?’ om de medewerker op zijn gemak te stellen. Daarnaast werk je in deze fase aan de vertrouwensband. Dit heb je later in het gesprek nodig om iemand te motiveren en aan te zetten tot verandering.
Fase 2 – Agenda
In de tweede fase is het tijd om meer duidelijkheid te creëren over het gesprek. In deze fase leg je uit hoe de structuur van het gesprek eruitziet. Daarnaast maak je duidelijk wat het doel is van het gesprek: ‘Feedback helpt je ontwikkelen’. Betrek de medewerker actief om een open sfeer te creëren. Vraag of de medewerker het doel van het gesprek begrijpt. Geef ook duidelijk aan dat er sprake is van een tweezijdig gesprek, waarbij ook jij als leidinggevende open staat voor feedback.
Fase 3 – Feedup #1
Maak duidelijk wat het gezamenlijke belang van de ontwikkeling is. Als iemand het belang niet herkent, geef je extra uitleg. Maak onderscheid tussen het eigenbelang, team processen, organisatiebelang en klantbelang. Benoem vervolgens nogmaals dat jullie hetzelfde belang hebben in dit gesprek. Check of het voor jullie beiden duidelijk is waar ontwikkeling om gaat. Wat willen jullie samen bereiken? Eventueel vraag je in deze fase of de medewerker open staat voor feedback.
Positieve feedback laat concreet zien wat de medewerker goed doet.
Fase 4 – Positieve feedback
Bij het geven van feedback is het belangrijk om te beginnen met het positieve gedeelte. Richt je hierbij wel op de eerder besproken competentie of doelen. Anders heeft het geven van positieve feedback geen nut.
Fase 5 – Negatieve feedback
Nu is het tijd om te benoemen wat er beter kan. Wanneer je dit doet zijn er een aantal dingen waar je op moet letten:
Spreek vanuit ‘ik-vorm’;
Noem een concreet voorbeeld;
Benoem het effect van het gedrag.
Ga vervolgens na of de medewerker zich kan vinden in deze feedback, ‘wat vind je daar van? Kun je je daar in vinden?’ Is alles duidelijk? Koppel dan de feedback aan het grotere doel. Vat vervolgens alle feedback samen, eindig hierbij met de positieve feedback.
Fase 6 – Feedforward
In deze fase ga je na wat er concreet nodig is voor de ontwikkeling. Als leidinggevende kies je hier voor de coachende rol. De medewerker moet zelf nadenken over een mogelijke oplossing. Vraag hierbij wel hoe je mogelijk kunt helpen. In deze fase kan er ook worden ingegaan op leerdoelen die de medewerker inbrengt. Vraag of er nog competenties zijn waarin de medewerker zichzelf wil verbeteren. Kijk wat er nodig is om ook deze ontwikkeling door te maken. Let erop dat je focust op de lange termijn en niet een oplossing zoekt voor de korte termijn.
Fase 7 – Afspraak
Je weet nu welke ontwikkeling iemand wil doormaken en welke stappen er nodig zijn om dit te bereiken. Neem nu de tijd om deze inzichten om te zetten in concrete plannen. En maak een afspraak, of meerdere, in de toekomst om te evalueren of er een ontwikkeling heeft plaatsgevonden.
Fase 8 – Afronding
Tijd om het gesprek positief af te ronden. Herhaal nogmaals de gemaakte afspraken. Vraag of alles helder is en hoe de medewerker het gesprek heeft ervaren. Vanuit deze stap moet een medewerker direct aan de slag kunnen met zijn ontwikkeling.
Voorkom valkuilen
Nu weet je wat het doel van het gesprek is en welke fases je in het gesprek doorloopt. Toch zien we vaak dat mensen in een gesprek hun gevoel volgen. Dit vergroot de kans om in een valkuil te stappen. Lees daarom de belangrijkste valkuilen in het functioneringsgesprek om deze te voorkomen.
Vertel niet hoe het moet
Vanuit je rol als leidinggevende wil je misschien direct gaan uitleggen hoe het zit en wat er nodig is voor de ontwikkeling. Dit heeft echter geen positief effect op de uitkomst van het gesprek. Het is belangrijk om de medewerker te coachen tijdens het ontwikkeltraject. Een medewerker wil verwachtingen overtreffen en ontdekken wat er allemaal mogelijk is. Een medewerker heeft niks aan iemand die vertelt hoe het moet. Stel in dit geval veel vragen. Zo kom je erachter wat iemand precies nodig heeft en dus hoe je hem of haar kunt helpen.
Kom tot een gezamenlijk belang
Tijdens het functioneringsgesprek moet het doel zijn je medewerker te motiveren. Maar let erop dat je niet een pleidooi gaat houden over het belang van ontwikkeling. Het eigenbelang van de medewerker speelt namelijk ook een rol. Wanneer een medewerker zelf niet het belang inziet van zijn ontwikkeling, kun je motiveren wat je wil, maar is de kans op een goede ontwikkeling minimaal. Motiveer daarom vanuit eigenaarschap. Dit houdt in dat je iemand verantwoordelijk laat zijn voor bepaalde werkzaamheden en zijn eigen ontwikkeling. Als de medewerker zelf het belang ziet en zich hier persoonlijk aan committeert, dan bereik je het meest.
Het functioneringsgesprek online trainen
Een functioneringsgesprek – door ons ontwikkelgesprek genoemd – bestaat dus uit een goede voorbereiding, acht verschillende fases en valkuilen die je wil voorkomen. Om al deze aspecten in de praktijk in één keer toe te passen kan nog best uitdagend zijn. Door het trainen van deze lastige gesprekken, voorkom je fouten en ga je zelfverzekerd het gesprek in. Met als resultaat een ontwikkelgesprek, want dat is het functioneringsgesprek toch vooral, waarbij de medewerker weet welke stappen er nodig zijn om te ontwikkelen.
De Internationale Arbeidsorganisatie verwacht een wereldwijde daling van 305 miljoen banen als gevolg van het coronavirus. De economie staat op zijn kop en bedrijven hebben het zwaar. Van kleine ondernemers tot grote bedrijven, van de horecazaak op de hoek tot onze nationale trots; ze draaien flinke verliezen. Mensen werken thuis of kunnen niet werken omdat ze hun beroep in deze tijd niet kunnen of mogen uitvoeren. Kortom een periode met vooral slecht nieuws. Bedrijven gaan failliet en mensen verliezen hun baan. Juist in deze periode wil je er alles aan doen dit in een slechtnieuwsgesprek zo goed mogelijk over te brengen. Omdat je daarmee ook direct de basis legt voor een nieuw positief begin.
Wat is slecht nieuws?
Binnen het bedrijfsleven wordt er onder slecht nieuws vaak verstaan dat je iemand moet ontslaan. Maar er zijn meerdere situaties binnen organisaties waarin slecht nieuws gebracht moet worden. Denk bijvoorbeeld aan het geven van een slechte beoordeling of een mededeling binnen een ziekteproces dat verdere behandeling niet meer mogelijk is. Slecht nieuws is nooit leuk om te ontvangen. Vaak krijgt iemand iets te horen wat – ongewenste – gevolgen heeft. Toch is het verzachten of het vermijden van het slechte nieuws geen oplossing.
Als leidinggevende, manager of arts heb je als expert de leiding tijdens het slechtnieuwsgesprek. Het is dus jouw rol om het slechte nieuws te brengen. Hierbij is het vooral belangrijk dat je het nieuws direct en duidelijk brengt. Maak kort contact en geef vervolgens aan waar het gesprek over gaat. Denk hierbij aan: ‘ik heb slecht nieuws voor je.’ Duidelijk ben je vooral wanneer je direct na de opening van het gesprek het nieuws brengt. Vervolgens is het jouw rol om de emoties die naar voren komen de ruimte te geven. Dit doe je door aan te geven dat alles bespreekbaar is. Na het brengen van het slechte nieuws is het vervolgens jouw taak om bondig uitleg te geven. Let er op dat hierbij nieuwe emoties ontstaan bij de ontvanger. Misschien is er veel onbegrip voor de redenen die je inbrengt of zag iemand deze onderbouwing niet aankomen. Nieuwe emoties maken dat jouw rol weer anders wordt. Doe een stapje terug en geef support bij deze emoties.
Wat zijn veel gemaakte fouten tijdens het slechtnieuwsgesprek?
Slecht nieuws ontvangen kan een klap in het gezicht zijn. Daarom wil je als brenger van het nieuws dit op de juiste manier doen. De meest gemaakte fouten kunnen namelijk voorkomen worden. Volgens Van der Molen en Kluitmans (2011) zijn er verschillende valkuilen waar mensen in trappen bij het brengen van slecht nieuws.
1. Om het slecht nieuws heen draaien
Direct het slechte nieuws brengen blijkt soms lastiger dan gedacht. Mensen vinden het moeilijk om het slechte nieuws direct op tafel te leggen. Daarom kiezen ze ervoor om eromheen te praten. Dit gebeurt vaak in de hoop dat iemand zelf de situatie aankaart, over het onderwerp begint of zelf de conclusie trekt. Dit heet ook wel de hang yourself-methode. Concreet zie je dan iemand in het gesprek vragen: ‘hoe vind je zelf dat het gaat?’ Bij de ontvanger van het slechte nieuws werkt deze methode heel verwarrend. Hierdoor gaat iemand twijfelen aan het antwoord dat gegeven is. Terwijl jij weet dat elk antwoord uiteindelijk dezelfde uitkomst geeft. Geen goede manier dus om slecht nieuws te brengen.
2. De pil vergulden
Het slechte nieuws zo verpakken dat het als goed nieuws opgevangen kan worden. Een pijnlijke fout. Ook al lijkt de pijn in het begin verzacht door het positieve nieuws eromheen, toch wordt de schade er niet minder van. Het is belangrijk dat je zelf de ernst van de negatieve boodschap inziet. Pas dan is de kans aanwezig dat iemand begrip gaat tonen voor het slechte nieuws.
3. Contra-agressie
Als brenger van het slechte nieuws kan je het moeilijk vinden om het nieuws te brengen. Wanneer iemand boos wordt bij het ontvangen kan dan ook de neiging ontstaan om zelf boos te reageren. Hiermee wil je laten zien dat je het ook moeilijk vindt om het nieuws te brengen. Je stapt hier dan wel in een grote valkuil. Je laat namelijk geen ruimte voor de emotie van een ander.
4. Bagatelliseren en moraliseren
Het lijkt misschien makkelijk om na het brengen van slecht nieuws te bagatelliseren. Het is een veel voorkomende valkuil om in het gesprek aan te geven dat iemandzich niet al te druk moet maken, omdat het vast allemaal wel goed komt. Hierdoor neem je de situatie en de persoon niet serieus. Dit is een valkuil die je wilt voorkomen tijdens het slechtnieuwsgesprek.
Wees helder en direct in het brengen van slecht nieuws om verwarring te voorkomen.
Hoe breng je slecht nieuws?
Nu weet wat je vooral wat je niet moet doen in een slechtnieuwsgesprek. Maar hoe moet het dan wel? Als brenger van het slechte nieuws wil je één ding en dat is het slechte nieuws op een goede manier brengen. Dat houdt niet in dat je het slechte nieuws mooi verpakt. Maar dat alles voor een medewerker helder is waardoor hij of zij begrip heeft en verder kan in de volgende stap van het proces.
Om dit te bereiken heb je tijdens het slechtnieuwsgesprek twee doelen. Ten eerste het brengen van het slechte nieuws. En ten tweede dat iemand het slechte nieuws een plek kan geven. Met deze twee doelen in je achterhoofd doorloop je drie verschillende fases van het slechtnieuwsgesprek.
Fase 1 – Breng het slechte nieuws
In de eerste fase van het gesprek maak je kort contact. Daarna geef je direct aan waar het gesprek om gaat. Zeg bijvoorbeeld: “Ik heb slecht nieuws voor je”. Als je te lang wacht met het brengen van slecht nieuws creëer je onduidelijkheid. Dit maakt het verloop van het verdere gesprek alleen maar moeilijker. Daarnaast zorgt uitstellen vaak ook voor meer onbegrip, iemand dacht bijvoorbeeld net dat jullie een gezellig gesprek zouden gaan hebben.
Fase 2 – Geef emoties de ruimte
Wanneer het slechte nieuws is gebracht ontstaat er vaak veel emotie. De ontvanger begeeft zich als het ware in een achtbaan van emoties. Dit komt omdat iemand steeds meer gaat beseffen wat voor vervelende consequenties het slechte nieuws heeft. In deze fase is het vooral belangrijk dat er ruimte is voor deze verschillende emoties. Het is dan ook belangrijk dat je steun biedt en aangeeft dat alles bespreekbaar is.
Fase 3 – Leg de situatie uit
Op verzoek van de ontvanger breekt er een nieuwe fase aan in het gesprek. Wanneer de ontvanger begint met het stellen van vragen is het tijd om meer uitleg te geven. “Waarom is deze keuze gemaakt?” Het is belangrijk dat je op deze vragen kort en bondig antwoordt geeft. De ontvanger moet antwoord krijgen op zijn vragen maar er dient geen discussie te ontstaan. Het slechte nieuws kan nu eenmaal niet worden teruggedraaid.
Reactiepatronen bij het ontvangen van slecht nieuws
Iemand slechte nieuws brengen is niet gemakkelijk. Emoties spelen een belangrijke rol in dit gesprek. Het slechte nieuws heeft voor iedereen een andere impact. De één zag het nieuws misschien een klein beetje aankomen. De ander is totaal overdonderd. Maar wat kun je eigenlijk verwachten? Welke emoties en reacties ontstaan er? Er zijn verschillende reactiepatronen te ontdekken tijdens slechtnieuwsgesprekken:
‘Meen je dit?! Ik ben hier niet verantwoordelijk voor!’ Agressiviteit is een reactie waarin iemand vooral boos is op anderen of zichzelf.
‘Maar in het vorige project heb ik daar nooit iets over gehoord.’ Een reactie waarin iemand zich terugtrekt in het verleden. Hierin grijpt iemand vooral terug naar de tijd waarin er nog geen aanleiding was voor het slechte nieuws. Dit wordt ook wel regressie genoemd.
‘Maar… Huh hoe kan dit?’ Ongeloof ontstaat vooral als iemand het nieuws niet aan zag komen. Iemand is totaal overdonderd. Er ontstaat hierbij ook vaak schrik en verwarring.
‘En ik heb het al zo zwaar, zonder baan gaat het mij nooit lukken om de rekeningen te betalen.’ Medelijden ontlokken kan een reactie zijn om onder het slechte nieuws uit te komen.
‘Het heeft ook allemaal nog weinig zin.’ Een passieve reactie kan je ook verwachten, iemand die het niet meer ziet zitten.
‘Dit kan niet waar zijn, ik werk veel sneller dan mijn collega’s.’ Een reactie die veel ontstaat is het ontkennen. Iemand ziet absoluut niet in dat dit nieuws voor hem of haar bestemd is. Hierbij is het belangrijk om niet te hameren op het feit dat het nieuws wel waar is. Dit kan tegenwerken.
Verschillende reacties waar jij als brenger van het slechte nieuws op moet reageren. Belangrijke tip: laat vooral ruimte voor deze reactiepatronen en vermijd de eerder genoemde valkuilen in je tegenreactie.
Do’s en don’ts slechtnieuwsgesprek op een rij
Do’s
Creëer een vertrouwelijke sfeer
Breng direct het slechte nieuws
Wees duidelijk en volledig
Toon begrip
Maak alles bespreekbaar
Verstrek uitleg als er om wordt gevraagd
Breng informatie gedoseerd
Don’ts
Te lange opening
Slecht nieuws uitstellen
Iemand betuttelen
Nieuws klein maken
Direct toelichten
Blijven herhalen
Incorrect reflecteren op gevoel
Ongevraagd informatie of advies geven
Valse beloftes doen
Het slechtnieuwsgesprek online oefenen
Gelukkig is er niemand die full-time brenger is van slecht nieuws. Dit maakt ook dat het brengen van slecht nieuws geen routinewerk is. Misschien hoef jij gemiddeld maar één keer per jaar iemand ontslaan. En dat is maar goed ook. Binnen de praktijk is het dan ook moeilijk om dit soort gesprekken te oefenen. Gelukkig heeft DialogueTrainer hier een oplossing voor. Met een virtuele trainingsacteur krijg je de kans om de verschillende stappen in het proces rustig te doorlopen. Zo kan je op een professionele manier slecht nieuws brengen in een goed gesprek.
