Wat doe je als medewerkers niet enthousiast aan het werk zijn? Sommige taken bewust op een laag pitje hebben staan? Of andere collega’s zelfs demotiveren door hun houding? Als leidinggevende ben je verantwoordelijk voor het behalen van de doelen. De vraag is of dit lukt als medewerkers niet geïnspireerd of gemotiveerd zijn. Maar hoe krijg je deze medewerkers over de streep? In deze blog lees je tips voor het motiveren van medewerkers, met als resultaat; meer werkgeluk en productiviteit op de werkvloer.
Motiveren en inspireren gaan hand in hand
Een medewerker vanuit het niks proberen te motiveren kan erg lastig zijn. Kom er daarom eerst achter waarom iemand een taak op een laag pitje heeft staan. Vaak spelen er twee mogelijke oorzaken een rol:
De taak heeft onvoldoende prioriteit
Er staat iets anders in de weg dat afleidt
Achterhaal dus welke oorzaak invloed heeft. Een medewerker kan bijvoorbeeld niet altijd overzien waarom een taak erg belangrijk is en geeft daarom onvoldoende prioriteit aan zijn taak. Maar er kan ook iets in de weg staan. Hij weet bijvoorbeeld niet goed hoe hij een taak kan aanpakken of ziet er tegen op. Ga dus in gesprek met je medewerkers om achter de oorzaak te komen. Daarnaast zijn er meer tips voor het motiveren van medewerkers. Praat met je medewerker, ontdek de oorzaak en motiveer bijvoorbeeld door het belang.
Praat met je medewerker
Motiveren en inspireren gaan hand in hand met elkaar. Maar hoe motiveer of inspireer je medewerkers? Het is niet altijd eenvoudig. Maar een goed gesprek heeft veel invloed op het werkgeluk en de productiviteit op de werkvloer.Een gesprek biedt namelijk de tijd en ruimte om te ontdekken waarom er weinig motivatie is. Tegelijkertijd kun je werken aan de oplossing door het belang te benadrukken en overtuigingen weg te nemen.
Ontdek de oorzaak
In het gesprek is het belangrijk om te ontdekken waarom een medewerker minder presteert dan verwacht. Elk gesprek begint met het maken van contact. Hier is ruimte om aan te geven wat je wilt bespreken. Kijk of er ook voor de medewerker tijd en ruimte is om dit gesprek te voeren. Vervolgens vraag je door op de situatie.
Zoals eerder benoemd kunnen er twee dingen aan de hand zijn. De taak heeft onvoldoende prioriteit, of er staat iets in de weg. Je wilt erachter komen wat er precies aan de hand is. Daarom is het zaak om goed door te vragen. Hierbij helpt het om open vragen te stellen en te reflecteren op uitspraken en emoties die je waarneemt.
Door de sleur van dagelijkse werkzaamheden verliezen medewerkers het uiteindelijke doel, waar ze naartoe werken, uit het oog.
Motiveer door het belang
Binnen veel organisaties weten mensen waarom ze hun werk doen. De ‘Why’ van het bedrijf. Echter, door de dagelijkse werkzaamheden vergeet men soms het grotere doel. Dit raakt de motivatie. Daarom is het van belang om in het gesprek de medewerker te motiveren. Duidelijk maken wat het doel is en wat het belang hierbij is. Daarbij kun je iemand extra motiveren door aan te haken op het eigenbelang. Bijvoorbeeld: ‘hoe voel jij je als je dit hebt opgelost?’
Neem overtuigingen weg
Wanneer het belang wordt ingezien, kan er nog steeds sprake zijn van weerstand. In het gesprek moet er allereerst ruimte zijn om deze weerstand uit te spreken. Zorg ervoor dat je een open en vertrouwelijke sfeer tijdens het gesprek creëert. Waar je bij het inspireren een hele energieke houding aan neemt, doe je tijdens deze fase een stapje terug. Vraag goed door om de weerstand te achterhalen. Vaak zit de echte oorzaak dieper. Vervolgens neem je de tijd en ruimte om de obstakels weg te nemen. Bied je hulp aan of coach de medewerker naar de juiste oplossing.
Effectief medewerkers motiveren? 3 tips
#1 Toon interesse en begrip
Wanneer je iemand gaat inspireren en motiveren, ben je zelf heel erg bewust van het belang van het uiteindelijke doel. Je weet duidelijk waarom jullie het doel willen behalen. Wil je dat een ander goed overbrengen? Dan is het belangrijk om begrip te tonen voor de ander. Toon interesse en vraag goed door op de situatie. Alleen dan kom je erachter waarom je collega of medewerker niet gemotiveerd is. Met begrip en interesse kom je er uiteindelijk achter welke obstakels je moet wegnemen en hoe je iemand kunt motiveren.
#2 Wees enthousiast
De volgende tip voor het motiveren van medewerkers is enthousiasme. Het is dan ook belangrijk om energie te hebben tijdens dit gesprek. Let er wel op dat je de energie in het gesprek goed verdeelt. Bespreken jullie bijvoorbeeld weerstand? Dan wil je dat de ander de ruimte voelt om te praten, dus zet je je enthousiasme op een lager pitje. Maar wil je iemand inspireren, om direct aan de slag te gaan en schouders eronder te zetten? Benadruk dan enthousiast de essentie van de werkzaamheden.
#3 Coach richting een inzicht
Zorg niet alleen dat je het belang van de werkzaamheden of het uiteindelijke doel overbrengt. Maar zorg ervoor dat iemand het zelf echt belangrijk gaat vinden. Hier heb je verschillende technieken voor. Vraag bijvoorbeeld hoe iemand zich voelt als het doel is bereikt. Zo weet iemand naar welk gevoel hij toe werkt. Door de voordelen voor het individu inzichtelijk te maken, raken mensen sneller gemotiveerd. Maar je kunt ook gebruik maken van een verfijnde motivatietechniek als ‘motivational interviewing’. Met deze techniek ga je aan de slag met structurele gedragsveranderingen. In dit proces laat je de ander volledig zelf benoemen wat hij of zij wil en kan. Hierdoor begeleid je in de keuze en ontstaat er motivatie. Dus wil je medewerkers motiveren, tips als: toon enthousiasme, interesse en begrip en coach tot een nieuw inzicht, pas je gemakkelijk direct toe.
Aan de slag
Iemand motiveren en inspireren, met als gevolg hogere productiviteit en meer werkgeluk. Dat kun je bereiken met goede gesprekken binnen organisaties. Naast het toepassen van de tips voor het motiveren van medewerkers, geven we je de mogelijkheid om te oefenen met dit soort gesprekken. Aan de slag te gaan met persoonlijke leerdoelen aan de hand van scores en feedback. Zo doe je ervaring op en kun je met zelfvertrouwen professionele gesprekken in de praktijk voeren. Benieuwd hoe het is om te trainen met virtuele acteurs? Probeer dan gratis één van onze simulaties.
Bereik samen sneller doelen, optimaliseer je sales- en delivery traject, en communiceer effectief met je team. Dat is wat we willen bereiken met goede gesprekken. Thuis, op kantoor, in het klaslokaal of onderweg in de trein, online gesprekssimulaties zijn beschikbaar; waar, wanneer en zo vaak als je wilt. Maar gesprekstraining met virtuele acteurs is voor veel mensen nieuw. Dat begrijpen we bij DialogueTrainer heel goed. Hoe zet je onze simulaties in? Daar geven we je graag een compleet beeld van met een reeks werkvormen die belevenisvol en effectief zijn.
Online simulaties kun je zowel individueel als in groeps – of teamverband gebruiken. Daarnaast kun je bestaande klassikale trainingen of offline lesvormen blended maken door de toevoeging van onze simulaties.
Wil je als individu beter worden in gesprekken? Ga dan zelfstandig aan de slag met virtuele trainingsacteurs. Of laat je studenten of medewerkers zelfstandig oefenen. Maar hoe zet je een simulatie dan in? Er zijn namelijk verschillende werkvormen waarmee je individueel aan de slag kunt.
Wat maakt de situatie lastig?
Wat maakt een gesprek of situatie lastig? Waarom is het bijvoorbeeld lastig om slecht nieuws te geven? Of iemand feedback te geven? Eén van de werkvormen die je kunt toepassen, is de simulatie met de virtuele acteur helemaal blanco in te gaan. Je leest vooraf dus niet de theorie, maar gaat direct aan de slag. Je zult snel merken in welke fases van het gesprek je moeilijkheden ondervindt. Doordat de virtuele acteur emoties toont en mee- of tegen kan werken, zie je steeds het effect van wat je doet in het gesprek. Na het spelen krijg je met individuele scores en feedback inzicht in hoe je het gesprek hebt gevoerd. Wat deed je direct al goed, of moet je juist anders aanpakken? En in welke fases van het gesprek liggen je uitdagingen?
Later in deze werkvorm bestudeer je de theorie, waarbij je vooral je aandacht richt op wat niet goed ging, of waar je jezelf ‘bewust’ kunt ‘bekwamen’. Met behulp van de theorie verhoog je je scores, waarbij je efficiënt met kennis bezig bent, je kunt het gelijk toepassen en ziet direct het effect. Verschillende keuzes in de simulatie leiden tot een ander resultaat. Leg je scores naast elkaar en vergelijk. Wat heb je geleerd? Welke keuzes hebben een positieve invloed op de uitkomst van het gesprek? Zijn er nog punten waarop je verder kunt verbeteren? Speel dan gerust nog een keer. Oefening baart kunst!
Structuur in gesprekken helpen je om gericht naar je doel te werken en belangrijker: deze ook te behalen.
Oefenen met de theorie en beter worden
Beter worden is een kwestie van oefenen, oefenen en nog eens oefenen. Het is het geleerde succesvol toepassen in de praktijk. De bewezen theorie vertalen naar jouw succesvolle aanpak in de praktijk dus. Voordat je aan de slag gaat met de gesprekssimulatie neem je eerst de theorie van het gesprek door. Hierdoor weet je direct waar het in het gesprek om gaat en wat valkuilen zijn.
Wij geloven erin dat structuur in gesprekken je helpt om gericht naar je doel toe te werken en belangrijker: deze ook te behalen. Ongestructureerde gesprekken maken je niet succesvol in het bereiken van je doel. Daarom hebben we de theorie vertaald naar praktische do’s en don’ts per gespreksfase. Hierdoor weet je wat je vanuit de theorie in de betreffende gespreksfase het beste kunt doen doen of zeggen.
In de simulatie zelf maak je vervolgens als het ware de stap van theorie naar praktijk. Maar dan wel in een omgeving die je de gelegenheid geeft hier in alle rust en veiligheid mee te experimenteren. Je kunt de do’s en don’ts tabel gebruiken naast het spelen, om precies te leren hoe je de juiste vertaling van theorie naar praktijk kunt maken. In de simulatie bekijk je vervolgens of hetgeen je uit de theorie hebt geleerd ook in de praktijk klopt. Wederom tonen je scores waar je nog verder kunt leren. Je speelt net zo lang, tot je de theorie hebt doorgrond en belangrijker: kunt toepassen.
Jezelf toetsen en scores vergelijken
De scores geven inzicht in hoe je presteert en ze dagen je uit om steeds beter te worden. Ze geven vat op je leerproces. De scores krijg je op de belangrijkste vaardigheden, aspecten en fases in het gesprek. Hier draait het om! In één oogopslag zie je hoe je het gedaan hebt en waar verbeterpotentieel ligt.
Met individuele feedback geven we je vervolgens inzicht in hoe de scores tot stand zijn gekomen. Je leest hier terug wat het effect van je keuzes is en waarom iets wel of niet werkt voor een bepaald doel, zodat je begrijpt hoe je jezelf kunt verbeteren. En scores maken het mogelijk om jezelf te vergelijken met anderen. Zo weet je hoe je het doet in vergelijking met anderen uit je (beroeps)groep of afdeling.
Als trainer of docent geven scores je vat op het leerproces van je cursisten of studenten. Je ziet aan scores hoe deelnemers het doen en waar extra aandacht en training nodig is. Daar gaan we hieronder verder op in.
Na het spelen van een simulatie ontvang je scores en feedback.
Spelletjes met deelvaardigheden
Een bijzondere werkvorm met simulaties zijn spelletjes rondom deelvaardigheden te spelen. Door een situatie juist eens helemaal anders, of verkeerd aan te pakken, zie je wat het effect hiervan is, wat ook motiveert om het juist goed te doen. En het geeft inzicht in hoe jouw gedrag de loop van het gesprek en jouw gesprekspartner beïnvloedt. Waar dit met acteurs vaak lastig is – bedenk maar eens iets verkeerds om te zeggen – is dit met simulaties heel eenvoudig. Je ziet immers de keuzes voor je.
In plaats van het oefenen met een volledige situatie en simulatie kun je individueel ook oefenen met deelvaardigheden, zoals vragen stellen en (gevoels)reflecties. Wanneer gebruik je open vragen of gesloten vragen en hoe pas je luisteren, samenvatten en doorvragen toe? In een veilige omgeving is je aandacht daarbij volledig bij jezelf en de vaardigheid.
# 2 In groeps- of teamverband leren
Naast de individuele werkvormen is het ook mogelijk simulaties juist in te zetten in (online) training met grotere groepen. Het verschil tussen deze vorm en individueel gebruik, is dat deelnemers vooral van elkaar leren. Met elkaar ga je de discussie aan over je voorkeuren en welk effect je verwacht van je keuzes. Vervolgens zie je of jullie keuze het gewenste of verwachte effect heeft.
Bij aanvang: de uitdaging scherp krijgen
Voordat je met een groep met theorie aan de slag gaat, is het altijd goed om scherp te krijgen hoe men tegen een gesprek aankijkt. Soms hebben mensen nog helemaal geen beeld van het gesprek, of weten zij niet dat anderen iets ook lastig vinden. In gesprek komen over het gesprek, is vaak al lastig op zich. Dan helpt het om samen de simulatie op te starten en te zien waar uitdagingen liggen en om welke keuzes het eigenlijk gaat. Omdat je iedereen in de groep om een reactie kan vragen, weet je zeker dat al je cursisten aan boord zijn en in dezelfde context zitten.
Samen oefenen en discussiëren
Samen een simulatie spelen is een uitstekende manier om van elkaar te leren. Dit kan in tweetallen, of met de groep als geheel. Omdat communicatie voor niemand nieuw is, en men altijd ideeën heeft van hoe iets werkt, brengt elke keuze vanzelf een discussie op gang. Als trainer of docent kun je bij elke keuze stilstaan en de discussie sturen door vragen te stellen. Je kunt ook deelnemers om beurten een keuze laten maken en deze keuze laten onderbouwen. Of je laat de groep gewoon aan de gang gaan en zegt zelf niets, waarbij de simulatie het proces structureert.
Door gezamenlijk een simulatie te spelen leren cursisten van elkaar.
Je kunt de groep ook opdelen in tweetallen en hen de simulatie gezamenlijk laten spelen. De opdracht hierbij kan zijn om de belangrijkste discussie terug te koppelen aan de groep. Je zult zien dat er vanuit de groep snel herkenning of aanvulling op de discussie zal komen. Cursisten leren zo het meeste van elkaar.
Toetsing en competitie
Aan het einde van een groepstraining kan je in tweetallen, of met de groep als geheel, een simulatie doen als toets. Deze simulatie kan qua inhoud hetzelfde zijn maar in casuïstiek of context afwijken. Hierbij zie je of de theorie inderdaad helpt en je hoort als trainer waar cursisten nu met elkaar over praten. In tweetallen levert de oefening daarnaast een spelelement op, omdat scores vergelijkbaar maken: wie speelt het beste? Vaak blijkt het dan lastig om de groep het lokaal of training uit te krijgen. Achteraf blijft de simulatie nog een tijdje beschikbaar voor vervolgtraining of follow up.
#3 Blended, online en offline combineren
Blended leren is een trainingsvorm waarbij online en offline leren samenkomen. Simulaties bieden hiervoor veel mogelijkheden, juist omdat ze zelfstandig leren mogelijk maken, terwijl de koppeling met de theorie steeds helder is. Als trainer of docent houd je daarbij vat op het leerproces van je cursisten, doordat je voortgang en scores kunt monitoren. Maar hoe ziet een blended training eruit.
Voorbereiding creëert motivatie
Een blended training met daarin gesprekssimulaties van DialogueTrainer ziet er doorgaans als volgt uit. Eerst spelen deelnemers thuis een online gesprekssimulatie. Hierdoor weten ze wat de situatie waarin ze getraind worden lastig maakt en zijn ze gemotiveerd; doordat ze zien dat verschillende keuzes een ander effect hebben: leren heeft dus zin. Als cursisten dat willen kunnen ze vooraf al meermaals oefenen, zodat ze scherp krijgen wat ze van de trainer, docent of van anderen in hun groep willen leren. Een groot voordeel van deze voorbereiding is dat cursisten met meer zelfvertrouwen en focus naar de training komen. Ze hebben immers al inzicht in wat getraind gaat worden en een beeld bij de juiste aanpak.
Klassikaal oefenen en verdiepen
Vervolgens komen deelnemers bij elkaar om een offline (klassikale) training te volgen. Hierbij nemen ze hun scores en persoonlijke leerdoelen uit de online simulatie mee. Hierdoor kan tijdens de training gericht worden getraind. In de training oefen je nu samen. Als je wilt inzoomen op individuele leerdoelen of fases in het gesprek, kan een simulatie of trainingsacteur daarbij ondersteunen. De trainer of acteur kan vooraf ook inzicht krijgen in de scores, waardoor een training op maat ontstaat die direct op de juiste leerbehoefte inspeelt.
Op maat trainen
Een grote groep trainen en in ieders leerbehoefte voorzien is een flinke uitdaging. De scores uit de simulatie, die een resultaat zijn van de voorbereiding van cursisten, helpen bij het samenstellen van subgroepen gericht op een thema of specifiek leerdoel. De scores verwijzen immers al naar belangrijke leerdoelen of aspecten om succesvol te zijn in het gesprek. Zo kun je bijvoorbeeld een subgroep samenstellen rondom een score waar zij allemaal laag of juist hoog op scoren. Dit helpt het groepsproces omdat men samen ook sneller leert. En je voorkomt dat een deel van de groep met een leerdoel aan de slag gaat waarvan ze niet gemotiveerd raakt.
Follow up en continu leren
Na de offline training spelen deelnemers opnieuw een online gesprekssimulatie (met andere casuïstiek) om geleerde vaardigheden toe te passen. Hierdoor is het mogelijk om te analyseren of er ontwikkeling heeft plaatsgevonden. Er vindt een soort van toetsing plaats over de opgedane kennis. De cursist kan zijn of haar scores delen met een collega of leidinggevende om er zo voor te zorgen dat leren een continu proces blijft. De leidinggevende krijgt met de scores een gespreksagenda in handen om de medewerker te coachen in aspecten of onderdelen van het gesprek die lastig blijken. Dit opnieuw oefenen kan ook nog maanden later, als follow-up, om te zien of de kennis is blijven hangen. Als daar laag wordt gescoord kan dit aanleiding zijn om opnieuw te gaan trainen.
Hoe zet jij DialogueTrainer in?
Zet jij DialogueTrainer in als individueel trainingsprogramma, team training of blended training? Hieronder vind je als samenvatting de werkvormen van DialogueTrainer nog eens in tabelvorm:
Individuele training
Team training
Blended training
Probleemstellend, inzicht in de situatie
Voorbereiding en inzicht
Voorbereiding en motivatie
Oefenen met theorie en praktijk
Samen oefenen en discussiëren
Klassikaal oefenen en verdieping
Toetsen en evalueren
Toetsing en competitie
Trainen op maat met subgroepen
Verdieping deelvaardigheden
Follow up
Continu leren met follow up
Het kiezen van de juiste werkvorm(en) hangt natuurlijk helemaal samen met het leerdoel wat centraal dient te staan of de tijd en ruimte die beschikbaar is. We denken graag met je mee. Neem contact met ons op voor een gratis advies.
Zit je aan de eettafel in een verhitte discussie met het gezin? Dan ben je waarschijnlijk iemand aan het overtuigen van jouw eigen mening. Deel je een idee met je collega’s? Dan wil je ze vast overtuigen van de kwaliteit van je idee. Iemand beïnvloeden in de keuze voor het avondeten is misschien makkelijk. Maar wat doe je als iemand jouw idee niks vindt en zijn poot stijf houdt? Iemand overtuigen kun je leren, daarom hebben we belangrijke tips voor je op een rij gezet.
Training overtuigen
Overtuigend zijn? Dat kun je trainen! Bij overtuigen is één ding erg belangrijk. Je moet zelf volledig achter je eigen idee staan. Ben je zelf niet overtuigd? Dan gaat het je ook niet lukken om iemand anders te overtuigen. Andersom werkt dit helaas niet zo. Ben jij overtuigd? Dan is het niet vanzelfsprekend dat de ander ook overtuigd is. Maar gelukkig zijn er verschillende factoren en technieken die je kunt gebruiken om de ander wel te overtuigen.
Een gesprek is het perfecte moment om iemand te overtuigen. Welke methoden kun je daarbij inzetten?
1. Sympathie
Wek direct in de opening van het gesprek sympathie bij je gesprekspartner. Vind je iemand aardig? Dan doe je sneller iets voor diegene. Het klinkt misschien gek, maar zorg er dus voor dat je aardig gevonden wordt wil je overtuigen. Geef bijvoorbeeld een complimentje of zoek de verbinding in gemeenschappelijke interesses.
2. Wederkerigheid
Doe je iets voor de ander? Dan is hij/zij sneller geneigd iets terug te doen of te geven. Ook in een gesprek kan je iets voor de ander doen. Geef bijvoorbeeld aan dat je werkzaamheden of andere taken wilt overnemen van je collega. Het is belangrijk dat je een niet te groot aanbod doet. Geef daarnaast niet direct aan dat je er iets terug voor verwacht. Dat kan averechts werken.
3. Sociale bewijskracht
Mensen zijn kuddedieren; daar ontkomen we niet aan. Maar je kunt dit in je voordeel gebruiken; het kan je namelijk helpen tijdens het overtuigen van je gesprekspartner. Gebruik argumenten waaruit blijkt dat je niet de enige bent die achter dit idee staat. Je kan onzekerheid bij de ander wegnemen door te vertellen over anderen die hetzelfde denken of al achter dit idee staan. Een extra tip: weet je welke mensen in de organisatie belangrijk zijn voor de ander, gebruik dat dan. Dit brengt ons direct bij factor 4.
Mensen zijn sneller geneigd om naar iemand met autoriteit te luisteren.
4. Autoriteit
Mensen zijn sneller geneigd om naar iemand met autoriteit te luisteren. Zo is er in tandpasta reclames vaak een tandarts te zien. Men is sneller overtuigd als een product wordt aangeboden of ondersteund door iemand met status. Denk bijvoorbeeld aan doktoren of overheidsinstanties. Kennis is ook een vorm van autoriteit. Zet je argumenten in het gesprek kracht bij door bijvoorbeeld feitelijke cijfers te noemen.
5. Schaarste
Wanneer een product of dienst schaars is, is men sneller geneigd het aan te schaffen. De vraag of het echt nodig is, wordt dan minder belangrijk. Als je iemand wil overtuigen kan het inzetten van schaarste handig zijn. Geef bijvoorbeeld aan dat er nog maar weinig oplossingen zijn voor het probleem. Zo is iemand sneller geïnteresseerd in jouw oplossing.
6. Commitment & consistentie
In het gesprek kan het handig zijn om terug te grijpen naar hetgeen wat eerder is gezegd. Je gesprekspartner heeft misschien al eerder aangegeven waarom hij zo hard op zoek is naar een oplossing. Kom terug op zijn eerdere vraag. Hierdoor maak je hem bewust van het feit dat hij al een keer ‘ja’ heeft gezegd. Want wie ‘A’ zegt, moet ook ‘B’ zeggen.
Tips overtuigen op de werkvloer
Tijdens samenwerking heb je te maken met verschillende meningen en ideeën. Sta je bijvoorbeeld helemaal achter je eigen plan van aanpak, maar kan een collega zich er niet in vinden? Dan is het noodzaak om je collega hiervan te overtuigen. Naast de bovenstaande zes handvatten, zijn er nog een aantal tips voor het overtuigen van je collega’s.
Tip 1: zorg voor binding in je team
Als je met je collega’s een echt teamgevoel hebt, neem je sneller iets van elkaar aan. Het gaat hierbij om het wekken van vertrouwen onder teamleden. Wanneer een collega ziet dat teamleden al overtuigd zijn, zal hij zelf ook aanhaken.
Tip 2: neem je collega mee in het proces
Als je zonder aankondiging met een groot plan of idee komt, kan het schrikken zijn voor je collega’s. Wanneer je je team vanaf het begin betrekt in het proces, is direct duidelijk waarom je komt met dit plan. Neem ze daarbij ook mee in je planvorming, zodat ze het gevoel hebben ook invloed te hebben en niet zomaar ‘ja’ of ‘nee’ moeten zeggen. Je collega’s gaan je hiermee ook sneller begrijpen en zijn dus sneller overtuigd van je plan.
Neem je collega’s altijd mee in een plan of idee wat nog niet af is. Geef ze het gevoel en de kans om invloed te hebben. Je plan of idee wordt beter, en je overtuigt sneller.
Tip 3: maak het visueel
Een idee kan soms nog wat abstract zijn. Wil je je collega’s sneller overtuigen? Zorg dan dat je jouw plan visueel maakt. Want beelden zeggen vele malen meer dan tekst. En als je ergens een goed beeld van hebt, ben je eerder geneigd ervoor te zijn dan ertegen.
Tip 4: geef je collega’s de tijd
Zijn je collega’s niet direct overtuigd? Geen paniek. Nieuwe ideeën en plannen hebben soms wat tijd nodig voordat ze begrepen worden. Verwacht dan ook niet dat je na je eerste poging om te overtuigen direct allemaal enthousiaste collega’s tegenover je hebt. Geef collega’s de tijd om na te denken en kom later terug op je idee.
Train je overtuiging skills met DialogueTrainer
Je hebt het misschien niet door, maar de hele dag ben in feite anderen om je heen aan het overtuigen. En tegelijkertijd is het belangrijk dat jouw goede ideeën gehoord en serieus genomen worden. Onze virtuele trainingsacteurs helpen je graag met moeilijke samenwerkingsgesprekken binnen een veilige omgeving.
Bij een coach denk je waarschijnlijk al snel aan iemand langs de lijn op het voetbalveld. Toch coach jij waarschijnlijk ook wel eens iemand in het dagelijks leven, bewust of onbewust. Coachen gebeurt namelijk niet alleen langs het sportveld maar steeds vaker ook binnen organisaties. Als coach heb je de belangrijke rol om mensen te ondersteunen. Op die manier draag je bij aan iemand zijn ontwikkeling. Maar hoe vervul je de rol van coach op een goede manier?
Definitie
Het begrip coachen kan op verschillende manieren worden geïnterpreteerd. De volgende definitie vat al deze interpretaties goed samen:
“Coachen is een effectieve manier om individuen, teams en organisaties met een uitdaging een stap in de goede richting te laten zetten.”
Tijdens het coachen maak je iemand bewust van zijn groeimogelijkheden. Je brengt stappen in kaart om de persoonlijke groei mogelijk te maken. Ontwikkeling is mogelijk binnen elke laag van je organisatie. Daarom is coachen gericht op het individu, een team of een gehele organisatie.
Sta je te schreeuwen langs de lijn of laat je medewerkers eerst zelf naar een oplossing zoeken? Er zijn verschillende manieren om te coachen. Deze vier stijlen laten zien welke manieren er zijn.
1. Socratisch coachen
Bij deze coachstijl richt je je vooral op het stellen van vragen. Door gericht vragen te stellen als “wat heb je zelf al gedaan om je doel te behalen?” laat je de ander nadenken over zijn gedrag. Hiermee creëer je inzichten in het eigen handelen, waardoor inzichtelijk wordt wat er moet veranderen om het doel wel te behalen. Een gesprek is de uitgelezen kans om tijd te besteden aan het stellen van vragen. Hoe je dat het beste kunt doen, bespreken we in het tweede deel van deze blog.
2. Provocatief coachen
Deze stijl zie je vaak terugkomen in de topsport. Soms is het van belang om stevige persoonlijke feedback te geven. Hierdoor ziet iemand direct in wat hij fout doet en wat er anders kan. Het is belangrijk om de feedback op een correcte manier te geven om iemand daadwerkelijk te coachen.
Het woord zegt het eigenlijk al een beetje. In deze stijl ben je vooral gericht op de oplossing. Het probleem ga je hier zoveel mogelijk vermijden. In het gesprek komen vragen naar voren als “Wat werkte wel?”, “Was er een moment dat het goed ging?”. Deze vragen zijn vooral van belang wanneer je je in het gesprek gaat richten op de concrete oplossing.
4. Prestatiegericht coachen
Deze stijl gebruik je als je teams binnen organisaties gaat coachen. Om de gestelde organisatiedoelen te behalen, is coaching van medewerkers nodig. Hierbij staan twee belangrijke aspecten centraal: 1) de bijdrage aan de resultaten en 2) de persoonlijke betrokkenheid en verantwoordelijkheid van de medewerker.
Coach je collega’s
Top-down coachen verdwijnt steeds meer binnen organisaties. Zelfredzame teams zijn namelijk steeds populairder, wat betekent dat managers verantwoordelijkheid steeds meer binnen de teams neerleggen. Heeft het team een probleem, dan moet je er samen uit komen. Kom je er met je collega’s zelf uit en draag je verantwoordelijkheid voor de doelen en taken? Dan is er sprake van zelfredzaamheid binnen je team. Dat er geen top-down coaching meer is, betekent niet dat coaching op de werkvloer verdwijnt. Bij zelfredzame teams is het van essentieel belang om je collega’s te coachen.
“Dat er geen top-down coaching meer is, betekent niet dat coaching op de werkvloer verdwijnt.”
Coachen ondersteunt niet alleen de zelfredzaamheid van het team, maar is ook op andere vlakken erg belangrijk. Hoe coach je elkaar om doelen te behalen? Hoe zorg je ervoor dat je, als er een probleem is, je als team tot een oplossing komt? En hoe zorg je ervoor dat je collega groeit in zijn of haar rol?
Het coachgesprek
Coachen is een proces. Het is belangrijk dat je er tijd voor neemt. En dat doe je voornamelijk in gesprekken. Vooral bij socratisch coachen en oplossingsgericht coachen is het voeren van gesprekken erg belangrijk. Hoe pak je zo’n gesprek aan? En welke fases kent het gesprek?
Fase 1: Opening
Zorg er tijdens de opening van het gesprek voor dat je de ander serieus neemt. Je collega heeft een vraag of probleem waarin hij gecoacht wil worden. Schuif je het probleem af door bijvoorbeeld te zeggen “het komt wel goed” dan mis je de kans om je collega te coachen. Het doel is dan ook om tijdens de opening vertrouwen te wekken. Vertrouwen is een goede basis, wat ervoor zorgt dat een open gesprek kan plaatsvinden. Hiermee laat je je collega weten dat alles gezegd kan worden. Daarnaast heb je als taak om overzicht te creëren. Wanneer je collega niet weet wat hij met het probleem aan moet, is het belangrijk overzicht te creëren. Neem deze rol direct serieus in de opening van het gesprek.
Fase 2: Probleem achterhalen
De volgende stap is erachter komen wat het probleem is. Het probleem bestaat vaak uit feiten en emoties. Zorg dat je beide uitvraagt bij je collega. Door het stellen van vragen krijg je een duidelijk beeld van het probleem. Vervolgens is het belangrijk om terug te koppelen wat je hebt gehoord als coach. Dit doe je om te kijken of je de situatie goed hebt begrepen.
“Vragen stellen en terugkoppelen zijn twee belangrijke skills in het coachingsgesprek.”
Tijdens deze stap is het heel belangrijk dat de medewerker die je coacht eigenaar wordt van het probleem. Alleen dan kan hij of zij gecoacht worden. Hierdoor kan je namelijk het probleem omzetten tot een concreet doel. Waardoor je tot actie kan overgaan.
Fase 3: Concreet plan maken
Is het probleem helder? Dan is het belangrijk om concreet aan de slag te gaan met een plan. Als coach help je een collega om een stap in de goede richting te zetten. Kijk bijvoorbeeld samen welke stappen je moet ondernemen om het probleem op te lossen. Mist je collega kennis? Dan is een logische stap om eerst meer informatie te vergaren zodat hij weet hoe het probleem opgelost moet worden.
Het plan bestaat uit korte en heldere acties. Voor je collega is het dan makkelijker om over te gaan tot actie en is het proces overzichtelijk.
Fase 4: Afronding
In deze fase is het belangrijk dat je collega direct aan de slag kan. Check daarom in de afronding of je collega weet wat hij moet doen. Daarnaast is het een mooi moment om gemaakte afspraken nogmaals te benoemen. Hebben jullie deadlines gesteld of een nieuwe afspraak gemaakt om samen te komen?
Leer coachen met DialogueTrainer
Kortom, coachen is in samenwerken heel erg belangrijk. Met coachen stimuleer je iemand om het juiste gedrag te vertonen en draag je bij aan persoonlijke ontwikkeling. Met een goed gesprek kun je iemand al een flink stuk de goede weg op helpen.
Feedback geven en ontvangen: binnen organisaties wordt het steeds belangrijker. Daarbij zien we een duidelijke verschuiving plaatsvinden. Waar je vroeger nog één keer per jaar een beoordelingsgesprek had met je manager, doen steeds meer organisaties het anders. Ze gaan over op een systeem met constante feedback gedurende het jaar. Niet alleen van je leidinggevende, maar juist ook van je collega’s.
Waarom zou je feedback geven trainen?
Het geven van onderlinge feedback is belangrijk: voor jezelf, de ander en de organisatie. Omdat we er allemaal beter van worden. Maar dan moet de feedback wel op een juiste manier worden gegeven. Want dan is de kans op acceptatie en dus een positief effect het grootst. In deze blog geven we je daarom 5 tips om feedback te geven en 5 tips om feedback te ontvangen. Het ontvangen van feedback is namelijk minstens zo belangrijk als het geven!
Medewerkers zijn vaak heel positief over elkaar. Op zich logisch; je wilt een positieve relatie. Maar besef je goed wat het doel is van feedback geven: je helpt iemand – en daarmee de organisatie – om beter te worden. Goede feedback geeft iemand inzicht in zijn of haar eigen gedrag, wat zorgt voor groei en ontwikkeling. Door eerlijk te zijn, help je de ander vooruit. Het is uiteraard wel belangrijk om je feedback op een positieve manier te brengen: iedereen wil graag een goede professional zijn en ‘kunnen verbeteren’ betekent ook dat je (nog) niet perfect bent. Hoe beter je jouw feedback brengt, hoe groter de kans dat iemand het aanneemt en zijn gedrag daadwerkelijk verandert.
Tip 2: Let op je gespreksopening
Feedback geven is niet altijd makkelijk. Wanneer je te direct bent, bestaat het risico dat de ander alleen kritiek hoort en in de “Fight or Flight modus” schiet: hij of zij gaat in de weerstand, óf ontkent het gedrag. De kans hierop is groter als je gesprekspartner de feedback niet ziet aankomen of als de feedback erg confronterend is.
Een goede gespreksopening is daarom belangrijk. Allereerst vraag je of de ander open staat voor jouw feedback. Hiermee voorkom je dat je iemand overvalt, en behoudt je gesprekspartner autonomie: als ontvanger bepaal je zelf wanneer de feedback uitkomt. Vervolgens geef je eerst positieve feedback. Hiermee toon je dat je óók ziet wat diegene goed doet binnen het werk. Bovendien staat de ontvanger zo meer open voor de ‘negatieve’ feedback, omdat het gesprek gericht is op diens positieve ontwikkeling.
Als je feedback geeft over een impliciete, niet formeel vastgelegde, regel, is het bovendien belangrijk om te controleren of jullie op één lijn zitten wat betreft de gewenste situatie. Dit noemen we feedup. Als het een expliciete regel of afspraak betreft, is het minder belangrijk om dit te doen: de ander heeft zich eraan te houden. Je hoeft dan alleen te controleren of iemand op de hoogte is van de regel.
Bij een impliciete regel is het belangrijk om te controleren of je op één lijn zit wat betreft de gewenste situatie.
Tip 3: Het 3G-model helpt je
Bij het geven van de ‘negatieve’ feedback, kun je gebruik maken van het 3G-model. Hierbij geef je eerst aan wat het huidige Gedrag is. Vervolgens geef je aan wat het Gevolg daarvan is. Mogelijk is iemand zich daar namelijk helemaal niet van bewust. Hierbij communiceer je vanuit een ‘ik-boodschap’, zodat je niet beschuldigend overkomt. Soms, maar zeker niet altijd, kun je vervolgens benoemen wat het Gewenste gedrag is (de derde G). Maar let op: de meeste mensen kunnen prima zelf bepalen welk gedrag beter werkt. Als maar helder is welk probleem het moet oplossen, of welk effect je juist wilt voorkomen. Wees dus spaarzaam met tips. Als je het Gewenste gedrag wel benoemt, breng dit dan vooral in als iets dat voor jou werkt en mogelijk ook voor de ander. Het gaat tenslotte om gedragsverandering, wat betekent dat de ander de waarde van de oplossing moet zien.
Tip 4: Let op hiërarchie
In het nieuwe beoordelingsmodel kan het zomaar zijn dat je ook feedback moet geven aan je leidinggevende. Ook die heeft ontwikkelpunten. In deze situatie verloopt feedback geven net anders. Ten eerste sla je de feedup en positieve feedback vaak over, omdat dit betuttelend kan overkomen. Je houdt het feedbackgesprek dus korter. Vraag wel altijd of de ander openstaat voor jouw feedback: ook hier is het belangrijk om de autonomie bij de ander te laten.
Vervolgens benoem je het Gedrag en het Gevolg en ben je nog terughoudender met de derde G: de Gewenste situatie. Het is aan de ander of hij of zij iets met je feedback wil doen. Nog een tip: verbind je feedback aan het belang van jullie organisatie. Dat is jullie gemene deler en de reden dat je feedback geeft.
Blijf niet te lang in het verleden hangen: uiteindelijk gaat het erom dat de ander verder kan.
Tip 5: Richt je op de toekomst
Tot slot, kijk bij het geven van feedback samen naar de toekomst: hoe kan het gedrag veranderd worden en met welk resultaat? Uiteindelijk wordt al ons gedrag gestuurd door motivatie, dus hoe beter je weet waarvoor je het doet en wanneer dat belangrijk is, hoe effectiever je wordt. Uiteraard blik je terug op situaties uit het verleden om je argumenten te versterken, maar blijf hier niet te lang in hangen. Uiteindelijk gaat het erom dat je collega van je feedback kan leren, en daarmee verder kan. Zodat jullie gezamenlijk verder kunnen werken aan de organisatiedoelstellingen.
Hoe open je een gesprek als je feedback wil geven?
Voor een goede samenwerking geef je niet alleen zelf feedback, maar kom je ook in de situatie waarin jij degene bent die feedback krijgt. En dat is niet altijd makkelijk. Hoe zorg je ervoor dat je de feedback op een juiste manier ontvangt? En deze begrijpt; zodat je er ook echt iets mee kunt doen.
Tip 1: Kijk uit voor weerstand
Zorg allereerst dat je openstaat voor de feedback, en dus niet direct in de weerstand schiet. Dit doe je door te luisteren naar degene die jou feedback geeft. Laat de persoon uitpraten. En zie feedback niet als iets negatiefs: door goed te luisteren kun je misschien wat leren van de feedback en groeien als persoon.
Tip 2: Begrijpen
Om iets met de feedback te kunnen doen, is het belangrijk dat je deze begrijpt. Dit doe je door allereerst te luisteren naar de feedback. Stel vervolgens vragen aan de feedbackgever. Ook als je denkt dat je de feedback begrijpt, is het belangrijk om te checken of je opvatting klopt. Mocht de feedback niet duidelijk zijn, dan is het belangrijk om door middel van vragen te achterhalen wat de ander precies bedoelt. Alleen als je de feedback goed begrijpt, kun je er wat mee doen.
Alleen als je feedback goed begrijpt, kun je er wat mee doen.
Tip 3: Toon waardering
Het ontvangen van feedback is belangrijk voor je eigen ontwikkeling, als professional en als persoon. Zorg er dus voor dat je je collega bedankt voor het geven van de feedback. Hij of zij heeft immers de moeite genomen om jou te helpen iets te leren of waardering te tonen voor wat je doet.
Tip 4: Bepaal wat je ermee doet
Je hoeft het niet altijd eens te zijn met de feedback die je ontvangt. Het is belangrijk om na te gaan wat je van de feedback vindt. Is het terecht of onterecht? Heb je dit commentaar eerder gekregen? Is het positief of negatief? Met deze vragen kun je voor jezelf bepalen wat je van de feedback vindt. Probeer hierbij wel met een open, kritische blik naar jezelf te kijken: hoe moeilijk dat ook is.
Je hoeft het niet altijd eens te zijn met de feedback die je ontvangt. Maar blijf wel kritisch naar jezelf kijken.
Tip 5: Reageer op de feedback
Bedenk vervolgens goed wat je met de feedback kunt doen. Kun je iets in je gedrag veranderen? Overleg eventueel met je collega wat hij of zij aanraadt om te veranderen in je handelen. Om het gesprek af te ronden reageer je op de feedback met een ik-boodschap: benoem wat je met de feedback gaat doen en bedank nogmaals je collega.
Training feedback geven
Is er in jouw organisatie ook steeds meer aandacht voor het geven van feedback? Bereid je dan goed voor op het geven van goede feedback. En sta zelf ook open voor het ontvangen ervan: alleen zo kun je beter worden.
Herken je dat fijne gevoel na een goed en positief gesprek met je collega of manager waarin je gewaardeerd werd? Een heerlijk moment om de werkweek mee af te sluiten. Vandaag is de laatste dag van de ‘Week van de Werkstress’. Het doel? Zoveel mogelijk werkende Nederlanders te laten inzien dat werkstress is te voorkomen.
Onze afsluiter; hoe professionele gesprekken resulteren in minder stress op de werkvloer.
Druk verhoogt werkstress
De meeste professionals en organisaties willen presteren en vliegen, elke dag beter en meer. Je wilt verwachtingen overtreffen en steeds meer bereiken. Werk is leuk als het lukt. Een belangrijke drijfveer is dat samen met anderen, je collega’s, te doen. In de meeste organisaties ben je als professional voortdurend afhankelijk van die collega’s met wie je samenwerkt, informatie uitwisselt en acties afstemt. De kwaliteit van je gesprekken is hier een bepalende factor.
Gesprekken en emoties
Een ineffectief gesprek is een bron van frustratie en zorgt voor uiteenlopende problemen en dus werkstress. Een goed gesprek daarentegen creëert nieuwe kansen en leidt daardoor altijd tot meer motivatie. Let bijvoorbeeld goed op de emoties die de ander heeft in het gesprek. Zij zijn een bron van informatie. Om het beste uit mensen te halen is het van belang dat je veel van ze verwacht, ze uitdaagt, maar ook en juist zorgzaam bent als iets niet lukt.
Steeds meer organisaties, met name in softwareontwikkeling maar ook daarbuiten, werken Agile. Eén van de meest voorkomende Agile methodes is Scrum. Hierbij leveren organisaties in projectteams, tijdens korte sprints van 1 tot 4 weken, steeds werkende software op. Het succes van Scrum hangt echter in grote mate af van communicatievaardigheden van medewerkers.
Waterval vs. Scrum
Doordat werkende onderdelen voortdurend door gebruikers worden getest, maakt Scrum het mogelijk om in bredere samenwerkingsverbanden stapsgewijs complexe software te bouwen. Anders dan bij “waterval” projectmanagement, waarbij eindresultaat en planning van tevoren vaststaan, biedt de korte feedbackcyclus de mogelijkheid om voortgang te bewaken en toch flexibel om te gaan met veranderingen in het ontwerp, op basis van nieuwe behoeften en eisen.
Scrum geldt daarmee als een belangrijke innovatie en als heel erg van deze tijd. Naast softwareontwikkeling wordt de methode nu ook toegepast in andere projecten waar met grotere groepen een complexe nieuwe oplossing wordt ontwikkeld.
Scrum is een cultuurverandering, en cultuur draait om communicatie
Scrum is niet alleen een verandering in plannen. Het betekent ook een cultuurverandering. Waar veranderen vaak geldt als lastig, staat veranderen bij Scrum juist centraal. Het is een “Agile” methode: het gaat om wendbaar blijven. Door korte feedback-loops, waarbij het gebouwde direct wordt getest en geïntegreerd in de eindoplossing, blijft inzichtelijk wat ieders aandeel is en waar dat aan bijdraagt.
Dit werkt motiverend en voorkomt dat lang wordt doorgewerkt aan een (vaak) frustrerend dood spoor. Maar er mist ook houvast. Gesprekken worden feitelijk, doordat voortdurend de gevolgen van keuzes en gedrag duidelijk zijn. Maar als iets niet goed is gegaan, wordt een gesprek niet minder confronterend. En als je flexibel werkt, gaat niet alles in een keer goed.
Scrum is niet alleen een verandering in plannen. Het betekent ook een cultuurverandering.
Het belang van communicatie bij Scrum
Ondanks de overduidelijke positieve aspecten is Scrum emotioneel uitdagend. Het vraagt om een andere werkhouding en een andere manier van onderling communiceren. Problemen worden door snel schakelen direct opgelost, maar overzicht voor de lange termijn ontbreekt.
Dat een duidelijke hiërarchische structuur ontbreekt is deels een zegen, maar je taak zit er nooit op en het werk is nooit af. Ook op je mindere dag, word je op de proef gesteld. Scrum is dus heerlijk als je kansen ziet en jezelf wilt verbeteren, maar de methode vraagt niet voor niets ook om voortdurende toewijding, focus, openheid, respect en lef. En dat zie je terug in de gesprekken.
Ondanks het kort cyclische karakter, waardoor oplossingsgericht werken en leren centraal staan, hangt het succes van Scrum werken in grote mate af van de communicatievaardigheden van medewerkers.
De kansen en risico’s bij Scrum communicatie
Kansen
Gedeelde ambitie: iedereen werkt aan hetzelfde doel
Voortdurend zijn feiten beschikbaar over wat wel en niet werkt, wat discussie voorkomt
Je kunt jezelf voortdurend verbeteren
Risico’s
Je wordt voortdurend gevraagd om je aan te passen
Er is weinig houvast voor de lange termijn
Je geeft en krijgt voortdurend feedback, maar er is weinig tijd voor reflectie
Trainen met Scrum communicatievaardigheden
In Nederland worden veel trainingen gegeven om Scrum Masters en Product Owners te trainen. De Scrum Master heeft als taak om het team te ondersteunen in het werken volgens de principes van de methode. Het geheel is grotendeels gericht op het proces.
De methode is easy to understand en vereist ongeveer één uur uitleg. Maar difficult to master is met name de communicatie. 60% van de professionals ziet de dynamische afstemming en voortdurende persoonlijke betrokkenheid als een kritische succesfactor. En die andere 40% zou dat moeten zien. Hoewel uitdagingen snel kúnnen worden opgelost, ontstaan echte problemen wanneer de communicatie tekort schiet. Dat vraagt om training en oefening. Dat kan online als aanvulling op de bestaande training.
Online oefenen met DialogueTrainer
Met DialogueTrainer kun je gesprekken binnen Scrum op interactieve en veilige wijze oefenen, met onze virtuele trainingsacteurs. Wil je meer weten over de mogelijkheden rondom het trainen van Scrum communicatie? Neem dan contact met ons op.
Interesse in gesprekstraining rondom andere onderwerpen op het gebied van samenwerking? Bekijk dan onze oplossingen.
